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Die Instrumente dienen der Sensibilisierung des Managements, der Trägerschaft und der Belegschaft in Unternehmungen, Verwaltungen und anderen Organisationen für das Dokumenten- und Records Management. Andere thematisieren wichtige funktionale und technische Anforderungen an die unterstützenden Software-Systeme.
Heutzutage ist (noch mehr als 2002-2003) ein "structured, controlled, secure and persistant environment" für das Dokumenten- und Records Management eine Selbstverständlichkeit in modernen Organisationen.
Die "physische" und flexible Dossierbildung nach Dossiertypen und die Pflege einer lenkenden Klassifikation mit Retention Schedule und Records-Serien haben dabei besondere Bedeutung. Die Integration eines DMS/RMS mit Office-Systemen und Fachanwendungen ist notwendig.