Grundlagen
Records Management nach ISO 15489
Digitale Archivierung nach ISO 14721

Montag 09.11.2009

Zeit

Thema

Dozent

09.00 Uhr

Einführung (45')

Niklaus Bütikofer

• Begrüssung

• Vorstellungsrunde

• Erwartungen an das Seminar

• Programm, Aufbau und Organisation des Seminars

• Arbeitsformen und Arbeitsunterlagen

• Literaturliste, Websites, ISO-Standards

09.45 Uhr

Einstiegsreferat, Basiswissen (45')

Dr. Peter Toebak

• Was ist Records Management?

• Einige Begriffe und Konzepte

• Situierung in der Informationswissenschaft

10.30 Uhr

Kaffeepause (30')

11.00 Uhr

Sichten und Basismethodik des Records Management (45')

Dr. Peter Toebak

• Drei Sichten des Records Management

• Makroebene, Mesoebene und Mikroebene des Records Management

11.45 Uhr

Katalysatoren und Aspekte (45'): Interaktiv anhand von Grafiken, Thesen und Texten

Dr. Peter Toebak

• Katalysatoren und Herausforderungen

• Rechenmodell: Wo ist der Effizienzgewinn?

12.30 Uhr

Lunch (75')

13.45 Uhr

Rechtliche und betriebliche Anforderungen an das Records Management, Best Practices (105')

Niklaus Bütikofer

• Überblick, Stand und Entwicklungen

• Rechtlicher Rahmen für Privatwirtschaft und Öffentliche Verwaltung

• Compliance, Rechts- und Revisionssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• Rolle von Standards und Best Practice-Katalogen

• Authentizität, Verlässlichkeit, Integrität und Benutzbarkeit

• Vergleich der rechtlichen Anforderungen mit den fachlichen Basisanforderungen des Records Management, inklusive digitaler Signatur

15.30 Uhr

Kaffeepause (30')

16.00 Uhr

Strategien und Umsetzung (60'): Interaktiv anhand von Grafiken, Thesen und Texten

Dr. Peter Toebak

• Gewicht von Logik, Technik und Organisation

• Records Management-Programm, Projektmanagement und Change Management

• Ganzheitliches und inkrementelles Vorgehen

17.00 Uhr

Ende

Dienstag 10.11.2009

Zeit

Thema

Dozent

09.00 Uhr

Struktur und Inhalt des Records Management I (90')

Dr. Peter Toebak

• Prozesstypen, Prozesskategorien, Hauptprozesse und Prozessrollen

• Klassifikation, Ordnungssystem, Verantwortlichkeits-Matrix

• Aufbewahrungsplanung

10.30 Uhr

Kaffeepause (30')

11.00 Uhr

Struktur und Inhalt des Records Management II (45')

Dr. Peter Toebak

• Records-Serien, Dossiertypen und Dossierrollen

• Dossier- und Serienbildung, Subdossiers und Bände

• Taxonomie von Dokumenttypen

11.45 Uhr

Struktur und Inhalt des Records Management III (45'): Interaktiv anhand von Grafiken, Thesen und Texten

Dr. Peter Toebak

• Geschäftsrelevanz

• Geschäftsessenz

• Archivrelevanz

12.30 Uhr

Lunch (75')

13.45 Uhr

Records Management und elektronische Informationssysteme (105')

Niklaus Bütikofer

• Funktionale Anforderungen (Moreq2, GEVER)

• Architektur, Schnittstellen mit Fachanwendungen und Office-Systemen

15.30 Uhr

Kaffeepause (30')

16.00 Uhr

Struktur und Inhalt des Records Management IV (60'): Interaktiv anhand von Grafiken, Thesen und Texten

Dr. Peter Toebak

• Datenmodell

• Metadaten-Mapping

• Datenarchitektur

• Beispiel DMS-RMS

17.00 Uhr

Ende

Mittwoch 11.11.2009

Zeit

Thema

Dozent

09.00 Uhr

Digitale Archivierung I: Einführung, Ziele, Problematik (90')

Dr. Peter Keller-Marxer

• Bedeutung und Ziele der Archivierung

• Warum archivieren? Typische Geschäftsanforderungen

• Warum stellen digitale Daten und Unterlagen ein besonderes Problem dar?

• Welches sind die kritischen Faktoren der digitalen Archivierung?

10.30 Uhr

Kaffeepause (30')

11.00 Uhr

Digitale Archivierung II: Lösungsansätze, Standards, Technologien (90')

Dr. Peter Keller-Marxer

• Geschäftsziele der Archivierung, Typen von Archivierungszielen

• Generelle Ansätze für die Archivierung digitaler Unterlagen

• Archivierung gemäss den Grundideen des OAIS-Referenzmodells (ISO 14721)

• Exkurs: Tauglichkeit von Dateiformaten für die Archivierung, PDF/A (ISO 19005-1)

• Exkurs: Elektronische Signaturen und Zeitstempel in der digitalen Archivierung

12.30 Uhr

Lunch (75')

13.45 Uhr

Digitale Archivierung III: Vorgehen in der Praxis, Strategieentwicklung (60')

Dr. Peter Keller-Marxer

• Zusammenhänge zwischen Archivierung und Records Management

• Bezüge zu Elementen der Corporate Governance

• Entwicklung einer Archivierungsstrategie

14.45 Uhr

Kaffeepause (15')

15.00 Uhr

Digitale Archivierung IV: Plenumsdiskussion zur digitalen Archivierung (60')

alle Dozenten

• Fragen, Diskussion

• Einbezug von Archivierungsanforderungen in Records Management-Projekten

• Problemstellungen der Seminar-Teilnehmer/innen

16.00 Uhr

Seminar-Abschluss (30')

Niklaus Bütikofer

• Offene Punkte

• Auswertung und Feedback

16.30 Uhr

Ende