Welche Chancen bietet SAP für das Dokumentenmanagement? Schlussfolgerungen (1999*)

Von Peter Toebak

Der Workshop "SAP in der Informationsvermittlung" war 14. April 1999 Unterteil der KWID-Tagung in Basel. Eine kleine, motivierte Gruppe von 7 Personen und 2 Moderatoren (Michel Piguet und Peter Toebak) wohnte ihm bei. Die Erwartungen waren ganz unterschiedlich:

• SAP versus Schriftgutverwaltung (SgV) oder Dokumentenmanagement (DM) (Abgrenzung, Überschneiden)
• SAP und Internet
• Nutzen relationaler Verknüpfungen (Dokument - Dokument, Dokument - Business Object), Problematik diesbezüglich
• Wie sieht der SAP-Bereich aus?
• SAP versus technische Dokumentation
• Umstellung SAP R/2, R/3 und weitere Versionen, also die Offenheit des Systems
• Unterrichtsmöglichkeiten und -ideen
• Langzeitarchivierung
• Bilden von Metadaten oder Merkmalen über DVS (Dokumentenverwaltungssystem von SAP)

Die folgenden Themen wurden vertiefter behandelt als im Vortrag möglich war[1]:

• moderne Entwicklungen in der Wirtschaftsinformatisierung: Standardisierung, Offenheit, Datenintegration, durchlässige Geschäftsabwicklung, Prozessorientierung, Teamarbeit statt Spezialisierung, vernetztes Bearbeiten versus sequentielles Bearbeiten von Vorgängen usw.
• Architektur von SAP als Transaktions- und Informationssystem (Schichtenmodell, Trennen von Daten und Funktionalitäten, Vermeiden technologischer Sackgasse)
• konkretes Beispiel einer Projektbearbeitung mit SAP aus der Schweizerischen Bundesverwaltung (DEZA)
• organisatorische und logisch-inhaltliche Instrumente für erfolgreiche elektronische Schriftgutverwaltung: Revitalisierung des Akten- und Bewertungsplans, Metadaten und Dokument-Typen, Rahmenorganisation oder Organisationsvorschriften
• SAP-Anbindung an ein externes Archiv- oder Ablagesystem, DIS (Dokument-Infosatz)
• wichtige funktionale Anforderungen eines DMS aus der Sicht des DM (SgV) oder der Archivistik

Alle Teilnehmer nannten am Schluss des Workshops Stichwörter, die als "Stärke", "Schwäche", "Potenz" oder "Schwelle" mit Bezug auf SAP R/3 und DM eingestuft werden konnten:

• Stärken: Strukturieren, Vordefinieren und Standardisieren stehen im Zentrum; einheitliche Oberfläche
• Schwächen: keine Gesamtlösung für alle unstrukturierte Dokumente betriebsinterner Art; einseitige Ausrichtung auf Betriebswirtschaft; kompliziert; das SAP-kann-alles-Image; Benutzerfreundlichkeit muss relativiert werden
• Potenzen: ein System für DM und Betriebswirtschaft ohne Schnittstellen; SAP ist, wie Internet, IN bei Politikern und Managern; durchgängige Erfolgskontrolle (Ganzheitlichkeit); grosse Softwarefirma mit viel Innovationspotential
• Schwellen: zwei Welten, zwei Kulturen; Benutzerunfreundlichkeit; Starrheit; SAP bremst mit suboptimalen Lösungen alternative Entwicklungen, die vielleicht besser sind; das Arbeiten mit Abfragekriterien ist nicht immer einfach und bringt auch nicht immer das gewünschte Ergebnis

Die Schlussfolgerung war:

SAP deckt die meisten funktionale Anforderungen eines DMS genügend ab, oder ermöglicht eine effiziente externe Lösung (Archivablage). Weil das System aber grundsätzlich betriebswirtschaftlich ausgerichtet ist, sind ein gewisser Aufwand und eine bestimmte Kreativität bei den Anpassungen immer erforderlich. Das System ist nicht für die Schriftgutverwaltung gemacht, es wird in diesem Zusammenhang darum wahrscheinlich auch nie sehr benutzerfreundlich wirken. Doch können in einer konkreten Situation organisatorische und/oder finanzielle Überlegungen zur Anwendung von SAP für das Dokumentenmanagement und die Archivierung leiten.

SAP wird sich zudem sicher weiter entwickeln und auch den stark wachsenden DMS-Markt erobern wollen. Weil Strukturierung im SAP-Konzept so wichtig ist, könnte dies für das DM auch durchaus vorteilhaft sein. Ob das System dabei seine betriebswirtschaftliche Herkunft etwas lockern kann, bleibt die Frage.

[*] Siehe auch "SAP in der Informationsvermittlung", Arbido, 14 (1999), Nr. 6, 10-11.

[1] Vortrag von Peter Toebak am 14. April 1999 (KWID-Tagung in Basel), publiziert unter dem Titel: "Welche Chancen bietet SAP für das Dokumentenmanagement?", in: Josef Herget, Stephan Holländer und Werner Schwuchow (Hrsgr.), Informationsmanagement. Chancen ergreifen (Konstanz, 1999), 133-141 (Schriften zur Informationswissenschaft, 35) (zusammen mit Michel Piguet).