Funktionale Anforderungen eines RMS aus der Sicht des RM

Dr. Peter Toebak, 2000-2002

Toebak Dokumenten Management und Archivierung GmbH

www.toebak.ch

Records Management (RM) ist das Erfassen, Erschliessen, Ablegen, Suchen, Wiederauffinden und Verwalten geschäftsrelevanter Dokumente in ihrem Geschäftszusammenhang. Unterlagen-Records sind geschäftsrelevante Dokumente, sie gehören in einer kontrollierten Umgebung. Gesamtorganisatorisches Vorgehen (horizontale Durchlässigkeit) und Lebenszyklus-Management (vertikale Durchlässigkeit) sind im Bereich RM das Alpha und Omega.

Moderne DM-Systeme sind standardmässig nicht ausreichend mit technischen Möglichkeiten und Funktionalitäten ausgestattet. Sie bieten der Verwaltung oder dem Unternehmen zwar viele interessante Optionen. Einige davon sind besonders wichtig für eine benutzerfreundliche, transparente, wirkungsvolle und überprüfbare digitale Unterstützung der Arbeits- und Entscheidungsprozesse im Betriebsalltag. Für das Security-Management, die Authentizität, die Integrität und das Lebenszyklus-Management der geschäftsrelevanten Dokumente braucht es aber mehr. DMS können manchmal mit einem Add-on dem RM angepasst werden.

Zum RM auf elektronischer Basis haben folgende funktionale Anforderungen eines DM-/RM-Systems Gewicht (Check-Liste). Sie können thematisch verteilt werden, ohne dass in allen Fällen eine vollständige Auftrennung über die unterschiedlichen Teilaspekte erfolgen kann. Die Liste ist nicht vollständig, noch muss sie in allen Fällen voll ausgeschöpft werden. Was technisch nicht unterstützt wird, kann manchmal organisatorisch abgedeckt werden.

Erfassen der Dokumente

Indexieren und Erschliessen der Dokumente

Klassieren und logisches Verwalten der Dokumente

Erstellen und Bearbeiten der Dokumente

Verteilen der Dokumente

Technisches Verwalten der Dokumente

Physische Aufbewahrung der Dokumente

 

 

1. Erfassen der eingehenden, intern erstellten und ausgehenden geschäftsrelevanten Dokumente

  • Scannen und Digitalisieren analoger Dokumente (tägliche Briefpost, Altbestände)

  • Übertragen ins technischen System der digitalen Eingangspost

  • Übertragen intern erstellter Dokumente aus den operativen Systemen (MS-Office)

  • Übertragen externer Dokumente über Faxe, Modems, Disketten, CD-ROMs

Verschiedene Aspekte sind hier zu berücksichtigen: Auflösung der Images (minimal 300 dpi) und Komprimieren der Bild-Dateien, Integration der Systeme, Applikationen und Kommunikationssoftware über Interfaces, Versionskontrolle der Dokumente, Konvertieren der Dateien nach Standardformaten, Virenbekämpfungsmassnahmen.

 

2. Indexieren und Erschliessen der geschäftsrelevanten Dokumente und Akten/Dossiers (Akzent auf Informationswert, Inhaltswissen)

  • Freies Gestalten (Definieren) der Datenfelder und -typen (Metadaten, Indexdaten, Merkmale)

  • Unterstützen und Objektivieren der Eingaben mittels Aktenplan (elektronisch hinterlegt), eventuell Thesaurus, Kontrolllisten (Auswahl- oder Wertelisten)

  • Queries, strukturierte Abfragemöglichkeiten

  • Volltext-Suche (Stichwörter)

  • Hypertext-Linking zwischen den Dokumenten

Kombinierte Suchmöglichkeiten ergeben das beste Resultat. Nicht nur Einzeldokumente müssen erschlossen werden, vor allem auch vorgangs- oder geschäftsprozessorientierte Dossiers/Akten (zusammenhängende Dokumente) und Serien müssen aufgefunden werden können. Metadaten tragen einerseits einen allgemeinen Charakter (Metadaten-Modelle), müssen aber andererseits auf die Organisation zugeschnitten werden können.

 

3. Klassieren und logisches Verwalten der geschäftsrelevanten Dokumente (Akzent auf Evidenzwert, Prozess- und Strukturwissen, Kontext der Dokumente)

  • Einbezug einer hierarchisch strukturierten Basis-Systematik mit mehreren Ebenen (Aktenplan), inklusive Hinweise für prospektive Bewertung und elektronische Aktenbildung (Master-Dossiers)

  • Aus- und Einchecken, Versionskontrolle

  • Ausleihkontrolle, Wiedervorlage der zentral abgelegten Akten/Dossiers

  • Löschen und Formatieren

  • Zugriffsverwaltung, Datenschutz, Schreibschutz und Verschlüsselung

Die Basis-Systematik kann auch für nicht elektronische Dokumente, Dossiers/Akten und Serien angewendet werden (hybride Bestände). Beim Aus- und Einchecken muss der Unterschied zwischen „neuer Version“ und „neuem Dokument“ ersichtlich sein. Einfaches Löschen genügt nicht, weil nach gutem archivischen Gebrauch jegliche Möglichkeit der Wiederherstellung zu kassierender Dokumente ausgeschlossen werden soll.

 

4. Erstellen und Bearbeiten der geschäftsrelevanten Dokumente, Viewen, Annotieren und Editieren

  • Kommunikation mit MS-Office, Groupware-Systeme (Workgroup Computing Systeme), Workflowsysteme (über Interfaces)

  • Aus- und Einchecken der Dokumente, Versionskontrolle, eventuell Replikation, Cache-Zwischenspeicherung

  • Konvertieren nach Druck-, Viewer-, Browser-Formaten (Standards) (Web-Fähigkeit)

  • Möglichkeit, Dokumente in Originalformat rasch anzuschauen (Vorschaumodus)

Integration der Systeme, Applikationen und Kommunikationssoftware über Interfaces, Versionskontrolle der Dokumente, Konvertieren der Dateien nach Standardanwendungsformaten sind unerlässlich. Dossiers/Akten enthalten oft Dokumente, die mit unterschiedlichen Applikationen erstellt sind. Viewer können das „Blättern“ erheblich erleichtern, weil Original-Applikationen nicht geöffnet werden müssen.

 

5. Verteilen der geschäftsrelevanten Dokumente („push-and-pull“-Mechanismen)

  • Drucken
  • Output auf Mikrofilm (kompakte Langzeitkonservierung)
  • Verschicken und Empfangen von Faxen
  • Konversion nach Viewer-Format
  • E-Mailing, Mailinglisten, Newsgroups
  • Website, Konversion nach Browser-Format (Intranet, Extranet und Internet)

Weil die Adressaten (Kunden, Partner, Mitarbeitenden) nicht alle über die gleichen Lesemöglichkeiten verfügen, müssen viele verschiedene Varianten angeboten werden. Hybride Systeme werden das Bild der Informationslandschaft fürs Erste bestimmen.

 

6. Technisches Verwalten der geschäftsrelevanten Dokumente

  • Hierarchie der Speicheroptionen/-medien und Informationsträger nach Zeitaspekt und Relevanz (RAM, Festplatten, Magnetbänder, optische Platten oder CD-ROMs, Mikrofilm, Papier)

  • Trennung von Primärdaten, Sekundärdaten und Funktionalitäten (Anwendungen) bei der Ablage der Dateien

  • Exportieren und Importieren der Dokumente (Primärdaten) und einschlägigen Metadaten (Sekundärdaten)

  • Skalierbarkeit (das System muss mit grossen Datenmengen umgehen können)

  • Plattform-Unabhängigkeit (die gängige Betriebssysteme werden unterstützt)

  • Logbuchführung bei Erfassung, Änderung, Überlieferung, Wiedervorlage, Kassieren der Dokumente in und nach der dynamischen Phase der Dokumente und Akten (Historymanagement, Tracking)

  • Konsistenz-Überprüfung der URLs/Pfadnamen (verknüpfte Dokumente und Annotationen)

  • Backup-Szenarien

  • Robuste Recovery-Möglichkeiten bei Abstürzen (von Teilen) des Systems

Die Medien-Hierarchie hat vor allem auch eine logische Komponente im Zusammenhang mit der physischen Aufbewahrung der Dokumente und Akten. Die Datenmengen werden sehr rasch anwachsen und müssen auf intelligente, verständliche Weise "verteilt" werden können. Proprietäre Sackgassen müssen auf jeden Fall vermieden werden. Eine Hyperlink-Verwaltung (verknüpfte Dokumente und Annotationen) ist nicht einfach zu realisieren. Backup-Szenario und Ausfallsicherheit (bezüglich der wichtigsten Kern-Daten) sind unentbehrlich.

 

7. Physische Aufbewahrung der geschäftsrelevanten Dokumente

  • Selektive Langzeitkonservierung der Daten und Dokumente (einige Jahrzehnte bis dauerhaft)

  • Hierarchie der Speicheroptionen/-medien und Informationsträger nach Zeitaspekt und Relevanz (persönliche Arbeitsordner, Abteilungsablagen, zentrale öffentliche Ablage, Endarchiv)

  • Physische Konzentration der zusammenhängenden Dokumente (schnellerer Nearline-, Farline- und Offline-Zugriff auf Akten und Serien)

  • Konvertieren nach Storage-Formaten (Standards)

  • Emulation oder aber Interpretation kompletter Anwendungs- und Betriebssysteme (nur Basisfunktionalitäten)

  • Migration nach neuen Datenträgern

  • Ausleihkontrolle, Wiedervorlage der zentral abgelegten Akten/Dossiers

  • Zugriffsverwaltung, Datenschutz, Schreibschutz, E-Unterschrift und Verschlüsselung (Entschlüsselung)

Ein gezieltes, strukturiertes Vorgehen ist zwangsläufig zu empfehlen, wenn das Papier als Informationsträger ersetzt werden soll. Generell kann gesagt werden: Zur Präsentation und Archivierung sollte ein interoperables Dokument-Format (intelligent: HTML, XML; teilweise intelligent: PDF; nicht intelligent: TIFF) und zur Bearbeitung (in der dynamischen Phase) das Originalformat geführt werden. Für spezifische Bestände heisst dies temporär eine doppelte Datenhaltung. Migration/Emulation/Interpretation nach neuen Trägermedien und (simulierten) Systemen muss möglich bleiben.

Ein Teil der erwähnten funktionalen Anforderungen wird in DMS schon standardmässig angewendet. Ein anderer Teil ist vorläufig noch weniger verbreitet. Für die erfolgreiche Einführung eines DM-/RM-Systems sind aber nicht nur die technischen Möglichkeiten entscheidend. Entscheidend ist vor allem die Entwicklung passender logischer und organisatorischer Instrumente. Ohne diese wird kein DMS/RMS optimal funktionieren, mit diesen wird es fast jedes DMS/RMS tun.