"Datenbanken sind in der Bundesverwaltung allgegenwärtig". Der Autor will die Übernahme archivwürdiger Daten frühzeitig sicherstellen und gibt sich offensichtlich nicht mit Lang- oder Querschnittsproben (Samples) zufrieden. "So sollten die Daten bei der Aktualisierung (...) nicht überschrieben werden, sondern es sollte ein neuer Datensatz angelegt werden (Historisierung)". Auch wären Änderungen, Ergänzungen, Benützungen in Log-Files festzuhalten. Nur auf diese Weise sind "Geschäftsabläufe auch später rekonstruierbar" (19).
Bewertung von DB-Systemen als Informationssysteme soll sich, wie Zürcher schreibt, an der Geschäftsrelevanz, der Originalität und Herkunft der Daten (nicht Fremddaten) und dem Dokumentenbezug (strukturierte oder unstrukturierte Inhalte) orientieren. Er fasst vier Kategorien zusammen: RMS (Records Management Systeme oder Geschäftsverwaltungssysteme), mit Aktenplan (und Workflow-Komponente), DMS (Dokumenten Management Systeme, allenfalls auch mit Aktenplan oder Schlagwortsystematik), Erhebungs- und Messdatenbanken (für interne oder externe Auswertungen meist statistischer Art) sowie Hilfssammlungen (z.B. Inventare, Adressverzeichnisse).
Diese Typologie reicht jedoch nicht aus. Wo sind in dieser Übersicht beispielsweise die Basisregistrierungen und die Fachanwendungen, welche genauso auf strukturierten Daten basieren? Bei DB-Anwendungen überwiegt der Informationswert, weil der Evidenzwert "monoton" ist. Der Autor macht mit einigem Recht für RMS (und DMS) eine Ausnahme, weil diese Systeme sich mit heterogenen Geschäftsprozessen und Dokumentablagen befassen. Log-Files dauerhaft aufzubewahren macht trotzdem keinen Sinn. Sie sind (kumulativ) viel zu umfangreich und geben letztendlich nur Indizien darüber, wer wann möglicherweise aktiv war. Die Dokumentation des DB-Systems, die Unterlagen über Aufbau und Ablauf des Archivbildners, die Primärdokumente und die Kontext-Metadaten sind diesbezüglich aussagekräftiger und einfacher zu Rate zu ziehen.
Das Versionsmanagement einer Datenbank-Anwendung kann sicher sein Gewicht haben, weil Datenbanken im Laufe der Zeit modifiziert werden. Doch muss der Archivar bzw. Archivinformatiker auch hier den Mut zum Bewerten haben und die Anomalitäten im Normalfall bei der Migration lösen. Meines Erachtens kann die Vermittlung auch nicht so weit gehen, dass die Daten der DB-Bestände insofern konsolidiert werden, dass für die Forschenden keine Abklärungen (vor Ort oder virtuell) im Detailfall mehr notwendig sind. Die "koordinierende und ergänzende Hand" (21) der ArchivarIn darf aus (praktischen und) methodischen Gründen nicht dieser der DokumentarIn gleichen und Quellenkritik gehört grundsätzlich der Historiewissenschaft.
Eine Datenbank ist als Datenobjekt mit eigener Logik und System anzuschauen, die einen Geschäfts- oder Teilgeschäftsprozess innerhalb einer Funktion abdeckt. Sie erhält in allen Fällen eine (einzige) Aktenplanposition, womit sie organisatorisch und funktional genügend verankert wird und integrierten Teil der Bestandstektonik eines Archivbildners wird.
Übersetzt in Französisch von Jean-Daniel Zeller und Thomas Zürcher Thrier (Arbido,
18 (2003), Heft 10 (Oktober), S. 24-26). Siehe auch http://www.staluzern.ch/vsa/ag_earchiv/documentation.html