Die Bedeutung von Standards und Normen im Bereich Records Management und Archivierung wird heute nicht mehr angezweifelt. Regelwerke und Strukturierung entwerten die geltende Archivpraxis nicht, obwohl, wie Andreas Kellerhals betont (42-43), Kompromisse angesichts der Vielförmigkeit und der Tradition der Erschliessung unvermeidlich sind. Qualität, Professionalität, Effizienz und Transparenz basieren auf einer fachgerechten und konsequenten Anwendung von Normen und Standards. Der VSA hat die Tagung organisiert, steht aber nicht allein. Thomas Reitze (52-53) von PWC berichtet, dass Records Management im Öffentlichen Sektor und bei grossen Privatfirmen inzwischen einen hohen Stellenwert erhalten hat. Standards müssen umgesetzt werden und eCH wird hierbei als eine der drei Schweizer Initiative zum eGovernment eine treibende Rolle spielen.
Im Heft werden mehrere pointierte Aussagen gemacht und einige interessante Initiativen vorgestellt. Chantal Renevey Fry (44-45) weist auf die Gemeinsamkeiten zwischen ISO 15 489 und ISAD(G), was die Beschreibung der Records / Archivalien angeht. Sie sagt, dass dies für Archivare ermutigend ist. Das proaktive Vorgehen im Bereich Records Management lohnt sich so nämlich reichlich auch in der späteren Phase des Lebenszyklus. Bärbel Förster (46-47) schreibt, dass ISAD(G) und ISAAR(CPF) sich sukzessive mit Archivalien und Archivbildnern befassen. Beide Modelle greifen in einander und müssen weiter gehen als bibliographische Verzeichnungsformate (wie MARC), weil der Entstehungskontext und Handlungszweck (Ursprungszweck) der Verzeichniseinheiten und der Gesichtspunkt der Archivbildner ebenfalls abgedeckt werden soll. Für Bruno Galland (48-49) heisst ISAD(G) die Kombination von Hierarchisierung und Individualisierung beim Beschrieb der Verzeichniseinheiten. Dies verhält sich gut mit verschachtelten Beschreibungssprachen wie EAD/XML und der Navigationstechnik im Internet mittels Hyperlinks und Textmarken.
Nils Brübach (49-51) erklärt, dass die traditionellen deutschen Erschliessungsstandards mit ISAD(G) und ISAAR(CPF) weitgehend kompatibel sind. So besehen schliessen die internationalen Standards eher eine Fachentwicklung ab als dass sie der Anfang einer Neuentwicklung sind. Er thematisiert den Unterschied zwischen einer flachen Präsentation von Archivdaten mittels relationaler Datenbank und einer strukturbezogenen Präsentation mittels Findbuch bzw. Bestandsübersicht. Er sieht mehrere Haupttrends angesichts des EDV-Einsatzes im Archivwesen: modular aufgebaute Systeme müssen als integrierte Fachanwendungen alle Prozesse und Informationsbedürfnisse unterstützen, inklusive z.B. Anbietung, Bewertung, Übergabe oder Managementinformation; die Retrokonversion analoger gedruckter und maschinenschriftlicher Findbücher muss, soweit möglich, automatisiert stattfinden (Layout-Analyse, OCR); die Migration von Altdatenbeständen wird immer wichtiger.
Brübach hat insbesondere das deutsche Produkt MIDOSA vor Augen (ein Spin-off der Marburger Archivschule), mir ist eine "Gegenentwicklung" genauso sympathisch. Spezial die Beiträge von François Burgy (53-55), Mireille Othenin-Girard (56-57) und Anouk Dunant Gonzenbach (58-59) machen klar, dass für die E-Archivierung gut durchdachte Vorgehen (interner Impetus) letztendlich wesentlicher sind als kommerziell-ausgelöste Trajekte (externer Impetus).
Burgy setzt mit dem Genfer Stadtarchiv voll auf ISAD(G) und EAD und später auch auf ISAAR(CPF) und EAC (Encoded Archival Context). Die Erstellung webtauglicher Neu-Inventare und die Konversion vorhandener Inventare im Word-Format können mittlerweile über einen nicht-kommerziellen Editor realisiert werden. Formate wie EAD/XML, HTML und PDF und die DB-Anwendung Lotus Notes für die Suche, Ablage und Verwaltung der Archivalien werden eingesetzt. Anouk Dunant Gonzenbach (58-59) vom Staatsarchiv Genf hat an einem multidisziplinären Projekt, um bestehende oder neue E-Zugänge der Dienststellen in das Archivsystem aufzunehmen, mitgearbeitet. Nicht nur muss die technische Schnittstelle stimmen, auch Konsolidierung auf logischer Ebene muss stattfinden, damit sich die "Produktionskette" (Othenin-Girard, 57) mit dem Records Management nahtlos fortsetzt. Das entwickelte Erfassungstool transportiert Daten über 36 Felder auf alle Ebenen des ISAD(G)-Modells.
Othenin-Girard vom Staatsarchiv Baselland zeigt, dass ISAD(G) zur Konsistenz, Übersicht und logischen Vernetzung aller Archivdaten führt. ISAD(G) kann ausserdem mit einem planmässigen Vorgehen gut in Einklang gebracht werden, wobei Fach- und Organisationsargumente für die Erschliessungstiefe (Benutzerinteresse, Bestandeserhaltung, Flächendeckung, Homogenität der Erschliessung, Priorisierung der Dienststellen) im Voraus diskutiert werden und laufende Nacherfassung detaillierterer Art nicht ausgeschlossen ist. Von der DB-Erschliessung heraus werden im Staatsarchiv Baselland mittlerweile HTML- und PDF-Texte für die Web-Präsentation der Tektonik der Archivdaten generiert. Navigation und Volltext-Suche sind im Internet beide möglich.
Die drei letzten Autoren beweisen, wie weit Archiveinrichtungen in der Schweiz bezüglich der E-Archivierung bereits sind.