Standardisierung

Michael Wettengel: Internationale Normung in der Schriftgutverwaltung. Zur Veröffentlichung der DIN ISO 15489-1

Arbido, 17 (2002), Nr. 11-12 (November-Dezember), S. 19 - 21

Rezensent Peter Toebak

Der Autor setzt einige interessante Akzente aus Anlass der Erscheinung der deutschen Übersetzung der internationalen Norm für Records Management (RM):

• Aufgrund der Entwicklung der IT und der zunehmenden Verflechtung globaler Art (20) bestehen "Tendenzen zur Vereinheitlichung und Standardisierung". Gerade für international operierende Unternehmen und Organisationen wird der Freiraum für Ineffizienz und Untransparenz im Bereich RM gering. Die "extended enterprise" oder "extended administration" setzt sich allenthalben durch.
• Die Leitungsebene kann und darf sich nicht länger der Verantwortung entziehen. Prestige ("community expectations") und Kosten stehen auf dem Spiel. "Visible und active support" ist das Mindeste während aller Phasen der Vorbereitung und Umsetzung.
• Ohne qualifiziertes Personal geht es nicht. Problematisch ist, dass "Qualifikationsprofil, Ausbildungsstand und berufliche Perspektiven [des Registraturpersonals] nicht selten unzureichend sind" (20).
• Audits und Zertifizierung können sich durchaus auf die neue Norm stützen, inklusive der Qualitätsanforderungen auf Basis von ISO 9001 und ISO 14001. Nur Experten (oder Teams) mit RM- und Archivwissen können solche aber erfolgreich und nachhaltig durchführen.
• RM und Gute Regierungsführung, darunter auch RM und E-Government, gehen Hand in Hand, und dies nicht nur in den Drittweltstaaten oder dem vormaligen Ostblock.

Die Norm vereinfacht das notwendige Change- oder Prozessmanagement nicht sofort, sie ist jedoch wesentlich für Methodik, Praxis und Niveau der Dokumenten- und Records Management-Projekte in Verwaltung und Unternehmung.

Siehe auch Michael Wettengel, "Normierung der Schriftgutverwaltung. Zu einer neuen ISO-Norm aus staatlicher Sicht", in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 56 (2004), Heft 4 (November), S. 307 - 310.