Records- und Datenmanagement


Thomas Müller und Angela Ullmann: Dann klappts auch im Archiv ... Neue Regelungen und Kooperationen auf dem Gebiet der Schriftgutverwaltung und -aussonderung in der Bundestagsverwaltung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 59 (2006), Heft 3 (Juli), S. 267 - 269

Rezensent Peter Toebak

Im kurzen Beitrag wird klar, wie stark die Schriftguttradition als Routineablauf sogar beim höchsten deutschen Gesetzgebungsorgan verloren gegangen ist. Technikgläubigkeit, Tendenz nach flachen Hierarchien sowie Verlust an Gesamtübersicht wirkten sich in dieser Hinsicht auf Kosten der Effizienz und der Effektivität nachteilig aus. Schriftgutverwaltung wurde bis vor kurzem eher überall abgetan als "rückwärtsgewandtes Beharren auf längst überholte bürokratische Regeln" (269) anstatt von geschätzt als rationelles Verwaltungsverfahren. Auch wenn die Perspektive etwas archivlastig ist, doch steuert ein organisatorisch gut abgestütztes, konzeptionell ausgewogenes Vorgehen erfolgreich gegen und legt somit die Basis für Records Management (in Deutschland spricht man noch immer lieber von Dokumenten Management) mit "Modernitätsanspruch" (269).

Der Artikel weist darauf hin, dass einheitliche Aktenpläne (Klassifikationen), Dossierstrukturen und Bewertungsvorgaben (Aufbewahrungsplanung) zur Kanalisierung des Informationswildwuchs nicht nur notwendig sind, sondern die Wiederbelebung auch durchsetzbar ist. Schulung und Ausbildung sowie Management-Awareness tragen das Ihre bei, um zur Verbesserung der Situation zu erlangen. Das Return-on-Investment für die Bemühungen des Parlamentsarchivs bezieht sich auf die vereinfachte Übernahme in einer späteren Phase des Lebenszyklus der Metadaten und der geordneten, archivwürdigen Primärdaten (Informationsobjekte im Geschäftszusammenhang).