Der Autor stellt das sogenannte Information Lifecycle Management (ILM)
vor, wie wäre es eine neue Erfindung. "Information Lifecycle Management (ILM) ist eine
Möglichkeit, den Wildwuchs zu lichten und Ordnung in das Chaos zu
bringen" (407). Bekanntlich verlieren Daten - es ist in diesem Zusammenhang von Daten-
und Unterlagen-Records die Rede - ihre operative Geschäftsrelevanz bald einmal nach dem
Empfang bzw. der Erstellung. Der Autor stützt sich auf eine internationale Studie und schreibt:
"Die Wahrscheinlichkeit, Daten wiederzuverwenden, fällt (...) um 50 Prozent innerhalb [von]
drei Tagen nach ihrer Schaffung. Dreissig Tage nach der Entstehung fällt die Wahrscheinlichkeit
der Wiederverwendung (...) normalerweise unterhalb von wenigen
Prozentpunkten" (407). Weiter: "Erwiesenermassen werden 80 Prozent aller Daten nach 30
Tagen nicht mehr gelesen" (408).
Die Daten- und Unterlagen-Records bleiben aus gesetzlichen, juristischen, finanziellen und
organisatorischen Gründen auch nachher noch wenigstens 10 Jahre bis 12 Jahre relevant. Die
Benutzungsfrequenz kann, z.B. bei einer Wirtschaftsprüfung, einem Spezial-Audit, einem
Jahresabschluss oder einer Studie, zudem kurz- und mittelfristig plötzlich wieder
exponentiell ansteigen. Sogar stellt das "Corporate Memory" unter Umständen noch
langfristigere Anforderungen dar. Lebenszyklus-Management, mit einer ausgewogenen
Ablagen- und Medienhierarchie, mit Formatvorgaben, Metadaten-Standards, Unveränderbarkeit
und Sicherheit der Daten, hat finanziell und logisch seit jeher grossen Wert. Diese
Sichtweise scheint inzwischen zu halten. "Der Speicherbedarf wuchs über 100 Prozent
pro Jahr während der späten 90er Jahre. Heute beträgt die Rate etwa 50 bis 70 Prozent pro
Jahr" (407).
Der Autor plädiert für ein "Gesamtkonzept" und "strukturiertes Datenmanagement". Sein
Vorgehen ist jedoch handgestrickt. Redundanz ("durchschnittlich" werden "acht bis zehn
Kopien der Originaldaten vorgehalten", 408), Speichereffizienz und Informationsbewirtschaftung
können sich nicht quasi intuitiv entwickeln. Hiervon geht der Autor offenbar aus, wann er
sein Stufenmodell nach vorne bringt: Erfassung, Sozialisierung, Klassifizierung,
Automatisierung und Überprüfung. Sein Modell ist anwendungsorientiert, sogar hardwareorientiert,
nicht primär datenorientiert. Es ermöglicht höchstens Korrekturen hinsichtlich laufender
Fachanwendungen und ERP-Systeme oder bestimmt das Vorgehen bei einer retrospektiven
Altdaten-Übernahme. Damit kann im besten Fall reaktiv und ad hoc nur ein Teil
des Records Management abgedeckt werden.
Records Management, inklusive des Lebenszyklus-Management, muss aber allererst proaktiv
ausgerichtet sein. Auch machen die strukturierten Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse
mit ihrem homogenen Records-Output nicht die volle Wahrheit eines Unternehmens, einer
Verwaltung oder einer anderen Organisation aus. Viele Geschäftsprozesse sind weniger
strukturiert und führen zu heterogenerem Schriftgut. Für generisches Records Management,
vor allem auch der vom Autoren erwähnten E-Mails und Office-Dokumente, reicht das
propagierte Stufenmodell keineswegs aus. Die wirkliche Lösung sollte grundsätzlich
datenorientiert sein, auf gediegeneren Fachkonzepten stützen (welche dem allbekannten
Dokumenttyp-Ansatz übersteigen) und auch die Fachanwendungen und ERP-Systeme logisch
und technisch mittels "crosswalks" und Schnittstellen einbinden.
Wer von "Lifecycle" spricht, spricht auch von Records Management. Dass dabei der ISO-Standard 15 489 nicht einmal erwähnt wird, ist eigentlich unverzeihlich.