Der Autor behandelt die "Einzelfallserien mit gleich strukturierten Akten" der Justiz, also die homogenen Fallaktenserien. "Am Aufbau und den zu erwartenden Inhalten einer Prozessakte hat sich in den vergangenen Jahrzehnten kaum etwas verändert" (188). Drei Auswahlmöglichkeiten stehen, wie Treffeisen darstellt, grundsätzlich zur Verfügung: vollständiges Aufbewahren, komplettes Kassieren nach einer Frist und Samplebildung. Samplebildung kann aufwendig sein, das Einhalten von Konsistenz schwierig. Schematisch bestehen zwei Methoden: die repräsentative Auswahl für die Gesamtheit (quantitatives Verfahren) und die besondere Auswahl herausragender Einzelfälle (qualitatives Verfahren). Noch eine Methode nennt Treffeisen, die der zeittypischen Einzelfälle, aber m.E. werden diese bereits über die repräsentative Auswahl abgedeckt.
Treffeisen behandelt das Vorgehen in Baden-Württemberg, welches eine lokale Anpassung der bundesweiten Empfehlungen für die Archivierung von Massenakten der Rechtspflege in Deutschland ist. Die repräsentative Auswahl beinhaltet die Reduktion jeweiliger Aktengruppen einer wechselnden Kombination von vier exemplarischen Standorten, verteilt über die Regierungsbezirke des Landes. Von fest bestimmten Jahren werden minimal 1% und maximal 10% der Unterlagen aufbewahrt. Es handelt sich z.B. um Zivilprozess-, Strafprozess-, Sozialprozess-, Arbeitsprozessakten, aber auch um Gefangenenpersonalakten, General- und Sammelakten.
Die gleichen Aktengruppen anderer Standorte werden vollständig vernichtet, es sei denn, es handelt sich um herausragende und (offenbar zusätzlich noch subjektiv empfundene) zeittypische Einzelfälle. Diese qualitative Selektion nehmen die Richter, Staatsanwalte usw. selber vor, die dazu auf Kriterien "ohne grossen (intellektuellen) Aufwand" (193) angewiesen sind. Zu komplizierte, detaillierte Vorgaben passen nicht im Arbeitsalltag und sind auch dem Archivpersonal später zu aufwendig. Der Autor hat gute Erfahrung mit vier Kriterien formaler, inhaltlicher Art zur Auswahl der Einzelfälle vor Ort (193):
Mir leuchten die Kriterien ein, die einander teilweise verstärken. Sie setzen juristisches Fachwissen und Pressekenntnis voraus, die auch vorhanden sind. Sie sind einfach, mechanisch im homogenen Geschäftsumfeld anzuwenden. Mir scheinen noch mehr Bedingungen unentbehrlich. Die Justizangestellten brauchen für den konkreten, nachvollziehbaren Entscheid fertige Dossierlisten, sie müssen den alljährlich nach Abschluss der Prozesse und Dossiers treffen können (wollen) und eine gewisse Subjektivität/Willkür soll nicht verneint, sondern auf Anhieb akzeptiert werden. Die Methode ist effizient und effektiv, ganz "unabhängig" der "Zeitströmungen und Moden" (193) ist sie aber nicht.
Eine repräsentative Auswahl ist einfacher einzurichten und umzusetzen als die qualitative Auswahl besonderer Fälle. Der Autor meint (191), dass "im Zeitalter einer immer lückenloseren statistischen Erfassung" die erste Methode sich mehr oder weniger erübrigen wird. Die "ausgewählten Einzelfälle" füllen "die übernommenen Statistiken" nämlich "beispielhaft mit Leben" und auch die automatisierten Registrierungen halten Vieles fest. Für die statistischen Berechnungen und den (spektakulären, kuriosen) Inhaltswert der Aktengruppen mag dies stimmen. Die repräsentative Auswahl bleibt m.E. doch notwendig*, damit auch der Evidenzwert (Prozess- und Strukturwissen) und die (objektivierte) Auswahl zeittypischer Einzelfälle dokumentiert bleiben. Ein Prozentsatz von 1% statt von 10% liegt dabei natürlich auf der Hand.
Praxis-Beispiele qualitativer und quantitativer Bewertungen von Gerichtsakten finden sich im Übrigen auch in der Schweiz. So wurden zum Beispiel im Staatsarchiv Basel-Landschaft die umfangreichen Akten des Strafgerichts und der Überweisungsbehörde nach dem oben beschriebenen Verfahren bewertet, verdichtet und erschlossen. Das Bewertungskonzept und der Schlussbericht ist erhältlich beim Staatsarchiv Basel-Lanschaft (staatsarchiv@lka.bl.ch).
Weiter: Martina Wiech, "Moderne Justizakten als zukünftige Quellen historischer Forschung. Workshop zur Archivierung von Unterlagen der Justiz in der Justizakademie Nordrhein-Westfalen", in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 58 (2005), Heft 4 (November), S. 302-303.
* Das Gleiche gilt für die Personalakten; komplette Personalbögen und Daten von Personalverwaltungssystemen allein genügen nicht (Robert Kretzschmar, 217).