Braucht es im Computerzeitalter noch eine Dokumentationssprache? Diese Frage wird im Artikel aus der Sicht der Dokumentation angegangen und überzeugt mit "ja" beantwortet. Die Risiken für das zu erstellende Informationssystem sind gross. "Die Praxis der letzten Zeit ist leider durch die gefährliche Tendenz gekennzeichnet, entweder eine Dokumentationssprache als veralteten Mechanismus zu betrachten und sie bei der Entwicklung der Informationssysteme nicht zu berücksichtigen, oder die Kraftbeanspruchung, die für sie nötig ist, zu unterschätzen und sie durch Nicht-Spezialisten erstellen und pflegen zu lassen" (157).
Zur erfolgreichen Erstellung ist eine Kombination von methodischem Wissen, Organisations- und Fachwissen notwendig. "Eine Dokumentationssprache ist eine formale Sprache, die auf dem Vokabular der natürlichen Sprache basiert" (157). Basteln und Dilettantismus haben hier keinen Platz. Es gibt mehrere Formen von Dokumentationssprachen: z.B. Thesaurus, Klassifikation sowie Schlagwortliste. Sogar das einfache Auswahlmenü, das einem Datenbank-Feld hinterlegt sein kann, erfüllt bereits die Funktion einer Dokumentationssprache: Unterstützen und Kanalisieren bei der Dateneingabe (Erschliessung) und der Datenausgabe (Retrieval).
Alle Formen haben gemeinsam, dass die "Erarbeitung (...) eine zeitaufwendige und kostspielige Arbeit" sein kann (158). Ohne Zweifel ist dies ein Nachteil der Automatischen Indexierung gegenüber. Bei der Automatischen Indexierung (durch die Maschine) handelt es sich um eine Extraktionsindexierungsmethode (z.B. von Stichwörtern), sie ist für Volltext-Datenbanken geeignet. Verzeichnis-Datenbanken und Bild-Datenbanken zeigen jedoch ein ganz anderes Bild. Hier muss auf knappe, eindeutige und formale Weise auf Informationsobjekte, Themen, Personen, Ereignisse, usw. verwiesen werden können. Dies setzt (auch heute noch primär) Intellektuelles Indexieren (vom Menschen) voraus.
Die Extraktionsmethode kam bereits vor, sobald einfache Stichwortregister manuell erstellt wurden. Stichwörter wurden hierbei dem zu beschreibenden Dokument buchstäblich entnommen. Die zweite Methode ist die Additionsindexierungsmethode, die nicht auf Stichwörtern basiert, sondern z.B. die Verschlagwortung zum Ausgangspunkt nimmt. Schlagwörter werden dem Dokument nicht direkt entnommen, sie werden den Informationsobjekten attributiv hinzugefügt. Es kann hierbei von freier oder von gebundener Indexierung die Rede sein. Die erste Form lässt Freiheit offen und hält sich nur an Grundregeln oder Konventionen. Die letzte Form stützt hingegen auf einem kontrollierten Vokabular oder eben auf einer Dokumentationssprache.
Die Autorin beschreibt an Hand eines Beispiels aus der Museumswelt, wie die Vorteile und Nachteile jeder Möglichkeit abgewogen werden sollen. Für die deutsche Sonderausstellungsdatenbank (SADB) kommt sie zur Maximalvariante. Jede Dokumentationssprache muss auf das Themen-, Fachgebiet oder den Benutzerkreis zugeschnitten werden, wobei gemeinsame Methodiken und Muster natürlich dienlich sind. Es braucht eine Dokumentationssprache, nicht nur als "Brücke" zwischen Erschliessung und Retrieval, sondern, so füge ich hinzu, auch als Instrument für die Verwaltung, Zugriffssteuerung und Sicherung der Informationsobjekte. Dies gilt auf jeden Fall für den Bereich des Records Management, wobei die Klassifikation im Vordergrund steht und die Volltext-Suche und die Freitexteingaben nur zusätzliche Vorteile bieten.
Unbeachtet bleiben im Artikel neue Entwicklungen, die sich meist auch noch in einer experimentellen Phase befinden. Z.B. kann gedacht werden an die Semantic-Web-Initiative und das Ontology Engineering auf der Basis von Text-Mining-Verfahren. Übrigens spielen Dokumentationssprachen und Dokumentationsgrundsätze (wie bei den bereits älteren Workflow-Systemen) auch dann (wenigstens im Hintergrund) eine wichtige rolle, z.B. in der Form von Wissenskarten. Für ein späteres konkretes Beispiel aus der Museumswelt, inklusive methodischer und fachlicher Besonderheiten, siehe: Katharina Küster-Heise und Sylvia Mitschke, "Terminologie in der Museumsarbeit unter besonderer Berücksichtigung des Aspekts Textilterminologie", in: Information, Wissenschaft und Praxis, 60 (2009), Heft 3 (April), S. 159-161.