Das Modell beinhaltet ein Bewertungsschema (Katalog mit Kriterien) für die Mittelbehörde zwischen Gemeinde und Land in Nordrhein-Westfalen. Die Aufgaben und deren schriftlicher Niederschlag wurden zum Ausgangspunkt der Untersuchung genommen. Weil Aufbauorganisation und Aufgabenpaket der fünf Bezirksregierungen weitgehend übereinstimmen, konnte die Aktenanalyse bei den unterschiedlichen Instanzen gezielt (exemplarisch) stattfinden. Einige Querschnittsaufgaben und die Sonderaufgaben wurden überall überprüft, wodurch im ersten Fall ein direkter Vergleich möglich ist.
Die Arbeitsgruppe strebt "eindeutige" Bewertungsentscheide "mit Begründung" an, sowohl bei der vollständigen Archivierung bzw. Kassation als auch bei der häufigeren Auswahlarchivierung. Eine Matrix von Zuständigkeit (z.B. Federführung, Mitwirkung, Kenntnisnahme) und Aktenqualität (z.B. Doppel-, Ersatzüberlieferung, Routinematerial, serielle Bestände) konnte erstellt werden. Die Arbeitsgruppe beschränkt sich auf die Bezirksregierungen, will aber längerfristig auch die kommunale und Länderebene in das Projekt mit einbeziehen. Dies wird v.a. darum als sinnvoll erachtet, weil oftmals Doppelüberlieferungen vorliegen, wo die Bezirksregierungen zwar die Mitwirkung haben, andere Verwatungsebenen dennoch die Federführung oder "eigentliche Ausführung".
Das erarbeitete Bewertungsmodell leuchtet ein und kann (wie auch die Verfasser betonen) die Bewertungsarbeit zweifelsfrei rationalisieren, obwohl in etwa 20% der Fälle Einzelüberprüfung nötig bleiben wird. Die Unterschiede der Schriftgutverwaltung bei den einzelnen Bezirksregierungen (Gebrauch von Aktenplänen, Sachbearbeiter- bzw. Abteilungsregistraturen), aber auch regionale Besonderheiten stören das allgemeine Schema. Die Überprüfung der allgemeinen Anwendbarkeit des Schemas vor Ort steht noch aus. Risiken werden soweit möglich vermieden.