Der Autor meint das ganze Informations-Gebilde einer Organisation mit zwar technisch komplexen Tools, aber logisch allzu simplen Instrumenten lösen zu können. Er ist nicht der Erste und wird auch nicht der Letzte sein!
Funktionsprofile, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte und Stichwörter (Termini) in einem "Find Index" decken seines Erachtens alle Anforderungen ab, damit die gewünschten "dokumentorientierten Informationen aus internen und externen Quellen" zeitgerecht und personenunabhängig gefunden werden können. Das Funktionsprofil hält die Verantwortlichkeit und den Informationsbedarf der einzelnen Mitarbeitenden fest, der "Find Index" gilt als "Filter" (auch mittels Suchprofile) zwischen den Arbeits- und Entscheidungsprozessen und der Dokumenten-Ablage.
Records Management und Workflow-Management können durchaus die zwei Seiten derselben Medaille sein, wenn es um Fachanwendungen geht. Die Records (Dokumente geschäftsrelevanter Art) sind in diesem Fall (ziemlich) homogen und die Prozesse (ziemlich) strukturiert. Business Process Management (BPM) als "Verschmelzung" von DMS und WFM benötigt aber auch dann mehr als nur Stichwörter zur organisatorischen Verankerung der Dossiers.
Otten kümmert sich ungenügend um den Handlungs- und Entstehungskontext, während derer die Records entstehen. Kontextorientierung ist gerade das Wesentliche eines effizienten und effektiven Records Management. Er macht sich keine Gedanken über die Notwendigkeit formaler (expliziter) Master-Dossierbildung, über die vielen nichtstrukturierten Prozesse und über das wechselnde, vielfältige Rollenspiel von Federführung, Schlusszeichnung, Mitwirkung und Kenntnisnahme der Mitarbeitendenden in einer Organisation, wo es die betriebsinternen Informationen betrifft (oftmals heterogen, redundant und massenhaft).
Otten beschränkt sich mit seinem "Lösungsansatz" faktisch auf die betriebsexternen Informationen einer Organisation, wo Volltextsuche und Inhaltssuche mittels Stichwörter und Thesauri tatsächlich sehr wichtig sind. Sein vorgeschlagener "kleiner Mitarbeiter-Stab von Profil- und Indexarchitekten" fällt so besehen völlig mit den Aufgaben einer Informations- und Dokumentationsstelle (I&D) zusammen.