Der Artikel über Organisation und Rolle des Informationsmanagements im Unternehmen ist repräsentativ für die dokumentarische Fachliteratur, wo es sich um betriebliche Informationen handelt. Viele der Analysen sind richtig und viele Ideen stimulierend. Doch fehlen grundsätzliche Elemente, weil Archivierungskonzepte wie Master-Dossier, Evidenzwert und Lebenszyklus-Management in Deutschland offenbar genauso wenig in das dokumentarische Gedankengut einfliessen wie in der Schweiz, gerade auch wenn betriebsinterne Informationen zur Diskussion stehen. Lösungsmodelle bleiben auf diese Weise eindimensional und decken die realen Bedürfnisse nie völlig ab.
Für die Organisation - sei es ein Unternehmen oder eine Verwaltung - ist entscheidend, dass die internen Informationsquellen "erarbeitet" werden und die externen Informationsquellen gekauft oder gesammelt. Darum ist es methodisch nicht in Ordnung, wie dies Michelson tut, um Daten und Informationen der eigenen Fachbibliothek und Dokumentation zu den internen Informationsquellen zu rechnen. Diese Bestände kommen wie die externen Quellen von Aussen, während die "im Haus" erarbeiteten Berichte, Studien und Analysen grundsätzlich zum klassischen Schriftgut gehören, also zum Aufgabenbereich des Records Management. Es geht hier nicht um Haarspalterei, sondern um ein sauberes methodisches Vorgehen als Basis für praktische, auf die Bedürfnisse zugeschnittene Lösungsansätze zugunsten einer effektiven und effizienten Informationsökonomie.
Schriftgut soll nicht zersplittert werden in Einzeldokumente (als wäre es graue Literatur), es gehört in Geschäftsdossiers oder Serienablagen, worin der Entstehungs- und Handlungskontext klar festgehalten werden. Der Autor macht hier einen grossen Fehler. Verlust an "context" (Geschäftskontext) heisst auch Verlust an "content" (Inhalt) und Verlust an Effizienz. Das Konzept des Master-Dossiers hat viele Vorteile für eine Organisation: die Prozesseigner (Sachbearbeiter/innen, Projektleiter/innen) sind sich als Dossier-Eigner über Rolle und Verantwortung im Klaren, Redundanz von "Originalen" wird organisationsweit vermieden, ein assoziativer Zugang zu den Geschäftsvorfällen ist gewährleistet. Evidenzwert ("context") und Informationswert ("content") werden beide berücksichtigt.
Michelson hat einen interessanten Artikel geschrieben, auch wenn er die Sichtweise eines Dokumentars nicht übersteigt und mit seinen Empfehlungen etwas allgemein bleibt. Die Erarbeitung von unternehmensweit gültigen Regelwerken, Ordnungssystemen und Indexierungswerkzeugen (206, 208, 209) für sich ist selbstverständlich wichtig genug. Er sieht auch eine bleibende Rolle für die Informationsvermittler, weil das Informationsangebot, obwohl zunehmend endnutzerorientiert präsentiert, unüberschaubar, fast unbegrenzt geworden ist (202). Für ihn bleibt Informationsmanagement aber zu viel eine Sache von Spezialisten, wie breit abgestützt durch Arbeitsgruppen und Lenkungsausschüssen auch immer.
Bei Records Management kann dies aber nicht der Fall sein. Records werden von den Sachbearbeitenden am Bildschirm selber empfangen bzw. erstellt. Die Disintermediation hat der Verlust an Schriftgut-Tradition in den Organisationen stark erhöht und mit einem gut funktionierenden "Informationszentrum" allein ist dies nicht zu korrigieren. Auch die genaue Festlegung aller Zuständigkeiten und eine "protektionistische Unterstützung" vom Spitzenmanagement (209) reichen für sich nicht aus. Die Mitarbeiter/innen müssen sehr gezielt unterstützt, angeleitet und geschult werden, und dies nach den Regeln des Records Management. Business Process Reengineering in diesem Bereich ist unerlässlich, mit allen denkbaren Folgen in Bezug auf Prozess- und Changemanagement.