Die Autorin versucht mit dem Artikel vieles unter einen Hut zu bringen. Ganz gelungen ist dies m.E. nicht. Es bleibt bei einer Sammlung abstrakter Aussagen, die zwar manchmal stimmen, die aber an sich kaum weiter bringen (oder völlig neu sind). Der Titel führt ausserdem etwas in die Irre, weil E-Governance nur als Aufhänger gilt. E-Governance steht bei Menne-Haritz für E-Administration oder E-Organisation. Die internen Abläufe und Kommunikationen zur Leistungserbringung stehen im Vordergrund. Sie meint, dass E-Government sich mit den Leistungen selber, der Kommunikation nach aussen und dem Verhältnis zu den Bürgern befasst. Auch dies weicht von der normalen Begrifflichkeit in diesem Zusammenhang ab, wobei E-Government einen übergeordneten Status zukommt (wenigstens in der Schweiz).
Natürlich stimmt es, dass informellere Kommunikationsformen und ephemere Aufzeichnungen mittlerweile eine wichtige Rolle in den Geschäftsprozessen spielen, spätestens seit dem Durchbruch des E-Mail-Verkehrs. Sie ersetzen z.T. die bisherigen Vermerke und Verfügungen auf den Dokumenten im Umlauf. Mündliche Äusserungen und Gespräche haben immer auch Gewicht gehabt, die meist nur indirekt dokumentiert blieben. Jedoch lernen uns Fachanwendungen und Workflows in den homogeneren Geschäftsbereichen und Dokumenten- und Records-Managementsysteme in den heterogeneren Geschäftsbereichen auch, dass grosse Teile der Kommunikation, Koordination und Kooperation in vorgedachten Datenfeldern festgehalten und über vordefinierte Schritte formalisiert werden (können). Menne-Haritz hat offenbar den bisherigen und öfters auch noch heutigen Wildwuchs im E-Umfeld im Auge, wenn sie eine retrospektive Kontextualisierung der digitalen Informationsobjekte als Lösung propagiert ("eine Art digitale Archäologie", 262). Es ist klar, dass die Zukunft im E-Umfeld gerade zunehmend standardisiert und strukturiert aussehen wird. Business Process Management, Records Management und Information Lifecycle Management weisen alle in die gleiche Richtung.
Die Gefahr droht, dass Archivare ausserhalb dieser Entwicklung bleiben. Rekonstruierbarkeit und Informationsverdichtung sind nicht länger nur archivische Herausforderungen. Dokumenten- und Records Management müssen den "string of evidence" vom Detail zur Übersicht und von Übersicht bis in das Detail festhalten, nicht nur die rechts- und geschäftsrelevanten Momentaufnahmen, sondern alle relevanten Prozessschritte. Revisionsfähigkeit und Lebenszyklus-Management gehören beide zu einem erfolgsversprechenden und nachhaltigen Vorgehen in einem Betrieb oder einer Verwaltung. Die Aussage, dass die "Herstellung der Nachvollziehbarkeit von Funktionsweisen jedweder Kommunikation, sei sie juristischer oder rein organisatorischer Natur, (...) weder eine juristische, noch eine technische, sondern eine typisch archivische Fragestellung (ist) (261)", stimmt somit nicht. Logfiles, Versionenmanagement, Audit Trails und E-Unterschriften haben im Rechts- und Handelsbereich ein wesentlicheres Gewicht, wo es die vertrauenswürdige Sicherung von Rechten und Pflichten betrifft, als archivische oder historische Quellenkritik.
Sicher kann auch eine Art Quellenkritik oder Sachinterpretation ("eigenes Urteil", "eigene Entscheidung", "eigene Überprüfung" im Kontext, 262) bei Rechtsstreiten oder Studien wichtig sein. Einer der Gedanken von Menne-Haritz ist diesbezüglich sehr inspirativ: "(...) die elektronischen Aufzeichnungen (bilden) ebenso wie bisher das Papier immer nur einen Teil der Kommunikationen ab. Trotzdem lassen Aufzeichnungen im Nachhinein oft den Rest der nicht aufgezeichneten Kommunikation erahnen oder demonstrieren ihn sogar deutlich, so dass sie ausreichen, um zu rekonstruieren, was geschehen ist, auch wenn keine verbale Beschreibung existiert" (260). Mit Hinsicht auf die E-Unterschrift weist sie darauf hin, dass Archive zuallererst eine "grenzüberschreitende Offenheit" herstellen, d.h. "die Herstellung der Möglichkeit des Nachvollziehens und Verstehens auch ausserhalb des ursprünglichen Kommunikationssystems" (262). Es ist auch meine Meinung, dass Archive laufende Systeme durchaus entlasten können, sogar sehr konkret, z.B. durch Dossierbildung über Systeme hinweg, durch Dokumentation der ursprünglichen E-Signierung in Metadaten bei der frühzeitigen Übernahme der signierten Informationsobjekte und durch Konzepte wie "locus credibilis", "unbroken custody" oder "trusted repository".
Am Schluss des Artikels wird die Langzeitaufbewahrung behandelt. Die Autorin zitiert einerseits die NARA, die im Projekt ERA (Electronic Records Archives) das Ziel hat, die Eigenschaften Inhalt, Struktur, Kontext und Darstellung der Aufzeichnungen (Records) "von ihrer technologischen Infrastruktur unabhängig zu machen" und sie "in der jeweils neuesten technologischen Umgebung zur Benutzung" anzubieten (263). Sie nennt andererseits einen Bericht des Nationalarchivs und des Data Archive des UK, worin festgehalten wird, dass die Erfahrung seit etwa 1980 gelernt hat, dass die internationalen Archivformatanforderungen den Systemen der Datenerstellung "lebensfremd" sind. Besser sollten die Eigenschaften der proprietären Software formal und explizit so beschrieben werden, dass sie in neuen Technologieumgebungen rekonstruierbar und exekutierbar bleiben. Hier scheint sich das Konzept des Universal Virtual Computers (Emulation) auf Kosten der Konversion und Migration durchzusetzen. Das OAIS-Konzept lässt für alle Ansätze Raum, solange strukturiert und dokumentiert vorgegangen wird. Dazu kommt, dass (wie oben ausgeführt) die digitale Zukunft standardisierter sein wird als die digitale Vergangenheit sein konnte. Die grosse Akzeptanz, welche PDF/A momentan als Archiv- und Präsentationsstandard auch in der IT- und Geschäftswelt geniesst, ist nur ein Beispiel davon.