Im Rahmen der WOV (Wirkungsorientierte Führung der Verwaltung) wurde im Staatsarchiv Zürich die Qualität von und das Vorgehen bei der Erschliessungsarbeit durch ein Projektteam aus der Archivschule Marburg unter die Lupe genommen. Diese Archivfunktion ist nicht nur kostenintensiv, sie ist auch kundenorientiert.
Die Ergebnisse der Studie ruhen auf einer Benutzerbefragung, auf Interviews und auf einer doppelten Analyse. Die Tektonik des Archivbestands wurde mittels einer vertikalen Überprüfung untersucht sowie die Qualität der Findbücher mittels einer horizontalen Analyse angeschaut. Die Mischung von Pertinenz- und Provenienzprinzip und unterschiedliche Verzeichnungsmethoden erschweren die objektive Zugänglichkeit der Bestände.
Das übliche Arbeitsverfahren im Staatsarchiv ZH bei der Erschliessung in einem Projektteam wird dafür als effektiv und effizient beurteilt, auch wenn die Erfassung der Kontextinformationen noch zu verbessern wäre. Ein wissenschaftlicher Archivar macht zuerst eine Probeerschliessung und erstellt auf dieser Basis eine Projektbeschreibung mit zeitlichen, organisatorischen und fachlichen Vorgaben. Die Verzeichnung selbst erfolgt nachher durch eine angelernte, befristet tätige Hilfskraft, wobei der Archivar letztendlich die Qualitätskontrolle durchführt.
Das Projekt stand von der Seite der Archivschule unter der Leitung von Dr. Nils Brübach. Es wurde tatkräftig durch eine interne Arbeitsgruppe des Staatsarchivs unterstützt. Die Schlussbilanz ist durchaus positiv, der Lernmoment für alle Beteiligten gross.