XML wird heutzutage breit eingesetzt. Zwischen originären Softwareanwendungen und Archivapplikationen "bestehen [im Datenbankbereich] keine grundsätzlichen technischen Barrieren mehr" (16). Import und Export von XML-Daten wird zunehmend unterstützt. Doch damit ist nicht alles gesagt. Die XML-Definition ist nicht für die Langzeitarchivierung entwickelt und im Gegensatz zu HTML, wenigstens im Ansatz, gibt es bei XML nicht nur ein Format.
Struktur und Semantik (Bedeutung) eines XML-Dokuments werden im Normalfall extern definiert, in einem XML-Schema (oder DTD) und XML-Namensraum. Ohne Verweis auf diese ist das eigentliche XML-Dokument nicht "verständlich", schon gar nicht "selbsterklärend". Solche Referenzrahmen können weit verbreitet sein oder nach den XML-Regeln lokal erstellt werden. Sie können für ein XML-Dokument oder für viele XML-Dokumente gelten. Für die Orts- und Zeitungebundenheit kommt es darauf an, wie weit sie offengelegt sind und im Nachhinein anwendbar bleiben.
Die Autoren geben zwei Beispiele, wie im Schweizerischen Bundesarchiv vorgegangen wird und XML für die Langzeitaufbewahrung strukturierter Daten (nicht unstrukturierter Dokumente) anwendet wird. Sie bestimmen das Metadaten-Modell und das XML-Schema selber, solange ein standardisiertes XML-Archivformat sich noch nicht durchgesetzt hat. Die aufbereiteten Daten können in eine Archivapplikation für die Benutzung eingelesen werden.
Übersetzt in Französisch von Jean-Daniel Zeller und Myriam Erwin (Arbido, 18 (2003), Heft 10 (Oktober), S. 20-23). Siehe auch http://www.staluzern.ch/vsa/ag_earchiv/documentation.html