Das deutsche DOMEA-Konzept ist jetzt seit 10 Jahren bekannt. Es hat Schule gemacht und manches in der Deutschen Bundesverwaltung und der weiteren Verwaltungslandschaft bewirkt. Auch bei der Entwicklung von Softwaresystemen wird es zu Rate gezogen. Das Konzept wird noch immer fortgeschrieben und weiterentwickelt. Neue technische Entwicklungen und neu erlebte praktische Erfahrungen erfordern dies. Das Konzept hat vor allem klar gemacht, dass Records Management-Projekte zunächst organisatorisch ausgerichtet werden müssen. In 2. Linie sind die unterstützenden Systeme natürlich genauso wichtig.
Mit dem Begriff Records Management hat man in Deutschland Mühe. Die Terminologie lautet hier: Systeme für die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung oder auch einfach Dokumentenmanagement. Ob dies im internationalen Vergleich oder für die Dynamisierung der Verwaltungslandschaft klug ist, lasse ich in der Mitte. Vieles hängt von der Betriebs- und Verwaltungskultur in Deutschland selber ab.
Auf jeden Fall hat DOMEA auch ausserhalb von Deutschland seine Wirkung. Records Management geht nicht von selbst, muss gründlich angegangen werden und ist gerade dann Erfolg versprechend. Der Akzent des Artikels liegt auf Aussonderung und Archivierung der Daten und Dokumente, obwohl das Gewicht des Records Management für E-Government und E-Administration auch angesprochen wird. "Wesentliches Ziel (...) ist es, die elektronische Vorgangsbearbeitung und damit die elektronische Akte einzuführen, um ein Bindeglied zwischen internetfähigen Dienstleistungen und den erforderlichen behördeninternen Prozessen herzustellen" (24).
Mithin werden einige konkrete Hinweise für die Arbeitspraxis gemacht:
Der Erfolg von DOMEA hat auch mit der Zertifizierung zu tun. DOMEA-Zertifizierung heisst, dass das untersuchte Vorgangsbearbeitungssystem (RMS) minimal 65% der funktionalen und technischen Anforderungen jeder der acht Hauptgruppen des Anforderungskatalogs erfüllt, also nicht mehr. Ob dieser Prozentsatz gewichtet wird, bleibt unklar. Der Weg zum qualitativen Records Management kann so auch mit einem DOMEA-zertifizierten System steinig bleiben, er wird dennoch kontinuierlich weiter beschritten.
Hierauf weist auch der zweite Artikel. Vieles ist in Hamburg noch zu erledigen ("gefühlte Misere"). Sogar im Papierumfeld fehlen zentrale Registraturen, Klassifikationen und Aufbewahrungsplanung noch relativ häufig. Der Ausbildungsstand ist offenbar im einschlägigen Bereich gering. Doch sind stetige Verbesserungen spürbar. Am Records Management und der Reaktivierung einer "regelgerechten Schriftgutverwaltung" (27) führt letztlich kein Weg vorbei, auch nicht als Managementaufgabe für das führende Personal. "Insgesamt kann festgestellt werden, dass Schriftgutverwaltung in der hamburgischen Verwaltung wieder zum Thema wurde und die Behörden 'langsam aber sicher' deren Bedeutung erkennen" (33).