Das Thema Benchmarking kommt aus der Privatwirtschaft und gehört voll zur Philosophie des Total Quality Management. Kennzahlen (Leistungsindikatoren, Erfolgsmerkmale, Kosten) werden bezüglich Produkte, Dienstleistungen und Prozesse untersucht und mit den besten Ergebnissen in der "Klasse" verglichen. Der Vergleichskreis kann betriebsintern sein, er kann auch dieselbe Branche oder sogar das weitere Umfeld betreffen. Die Vergleichsdimension soll sowohl räumlich als zeitlich sein.
Primär geht es darum, Ähnlichkeiten aufzudecken, zu thematisieren und auszunutzen. Es stimmt einerseits, dass eine Auswahl getroffen werden muss. "Nicht alles, was messbar ist, ist auch wichtig" (5). Es gilt andererseits nicht unbedingt, dass "nur Werte" Sinn machen, "die beeinflussbar und somit führungsrelevant sind und die nicht von aussen vorgegeben werden" (5). Letztendlich ist alles kurz-, mittel- oder langfristig zu optimieren oder rationalisieren.
Das Bibliotheken-Benchmarking umfasst momentan 21 schweizerische Bibliotheken. Es versteht sich als Ergänzung zur Bibliotheksstatistik, womit der Mehraufwand vertretbar bleibt. Die Statistik nimmt mehr oder weniger die gleichen Daten zum Ausgangspunkt, sie herstellt keine Bezüge zwischen Input und Output und ist nicht "qualifizierend" (7). Aber genau solche Angaben sind für das Bibliotheksmanagement richtungsweisend.
Die Partizipanten werden mittels etwa 60 Kennzahlen durchgeleuchtet, in einem Gesamtvergleich und in Detailvergleichen per Sparte. Unterschiede werden begründet (z.B. wissenschaftliche Bibliotheken mit Bewahrfunktion versus öffentliche Bibliotheken mit hohem Ausleiheaufkommen) und diskutiert. Konkrete Massnahmen, aber auch Standards und Best Practices sind die Basis für Optimierungen und Erneuerungen. Die Ergebnisse bleiben im Kreis der Teilnehmenden, denn der Erfahrungs- und Gedankensaustausch und die "kommentierte Kommunikation" stehen im Vordergrund (8).
Benchmarking bietet die Möglichkeit, sich zu verbessern, aber auch zu profilieren. Für die Entscheidsträger werden die Schwächen und Stärken klar. Das Archivwesen sollte sich auf den gleichen Weg machen, während Unternehmungen, Verwaltungen und andere Organisationen ihr Records Management auf diese Weise auch in Perspektive stellen könnten.