Die dritte Nummer des neuen Arbido enthält interessante Beiträge über die (archivische) Erschliessung, eine der Kernbereiche der Archivistik. Sie stammen von einer Fachtagung des VSA 2006 und einem Workshop 2005, wo auch ausländische Kollegen auftraten. Ich werde nicht alle Beiträge besprechen. Ich beschränke mich auf die drei ersten, wo das ganze ABD-Umfeld zu Wort kommt, auf die Artikel mit betriebswirtschaftlichem Akzent und (separat) auf einen Beitrag am Schluss, der aus dem Feder eines Vertreters einer Ausbildungsinstitution stammt. Die Fallbeispiele aus In- und Ausland bleiben unbesprochen, verdeutlichen jedoch gut, wie sehr Standards wie ISADG, ISAAR(CPF), EAD und EAC sich immer mehr verbreiten.
Nils Brübach (Deutschland) will "Brücken" zu Museen und Bibliotheken schlagen (5-10), ohne dass die fachspezifischen Methoden und Ansätze verloren gehen. Der Vergleich von archivischen und bibliothekarischen Ansätzen bleibt summarisch und stimmt nicht ganz. Auf jeden Fall kann ich nicht unterschreiben, dass die für Bibliotheken so charakteristische Trennung von Formal- und Sacherschliessung im Archivwesen "ungewöhnlich" ist (7). Es gibt auch hier viele Dokument-Typen, die sich aufgrund äusserlicher Kriterien unterscheiden, und auch das zentrale Konzept der Dossier-Typen basiert auf formalen Aspekten. Verbale Erschliessung, z.B. mittels Dokument- und Dossier-Titel, und klassifikatorische Erschliessung kommen genauso oft vor. Die spartenübergreifende Suchabfrage konzentriert sich vor allem auch auf diese formale und mehr noch auf die inhaltlichen Ebene. Generell wird die angestrebte fachliche Abstimmung mit dem Bibliothekswesen beim "Searchen" liegen ("bottom-up") und weniger beim "Browsen" ("top-down"). Weniger die Stufenerschliessung, wohl aber die Provenienzbezeichnung bleibt für das Archivgut (inklusive der Daten- und Unterlagen-Records) relativ exklusiv.
Die methodischen Gemeinsamkeiten zwischen Archiv- und Bibliothekswesen sind durch die Automatisierung m.E. grundsätzlich nicht umfangreicher geworden als bisher. Sie bleiben an der Oberfläche, werden trotzdem grosse Auswirkungen für die Benutzer haben. Sicher wollen und müssen die Bibliotheken ihre langen Hitlisten zunehmend auch strukturiert darstellen, ohne dabei natürlich auf das Primat des Inhaltswerts ihrer Medien verzichten zu können. Der Beitrag von Elena Balzardi der SLB (11-14) macht ausserdem auf vorzügliche Weise klar, dass die bibliothekarische Erschliessung auch künftig auf "item-level" bleibt, obwohl die Repräsentation der Medien in der Tektonik von Werk, Ausdruck, Manifestation und Objekt komplexer geworden ist. Organisatorisch und technisch wird die Zusammenarbeit und Koordination stets intensiver. Hierauf legt Brübach denn auch den Akzent. Er nimmt den Nutzer zum Ausgangspunkt aller Bestrebungen und betont dabei implizit den Sekundärwert der Archivalien. Seine Übersicht der internationalen Normen ist vorbildhaft.
Stephan Holländer verweist in seinem Beitrag (14-17) auf die ungleiche Konkurrenz der OPACs mit Google. Er gibt einige Empfehlungen, die den Streit weniger "aussichtslos" machen sollen, denn die Nutzerzahlen bei den OPACs sind "rückläufig": spezifische User Interfaces je nach Nutzergruppe, Links auf externe Objekte ausserhalb des eigenen Bestands, mehr maschinenunterstützte Medadatengenerierung anstatt manueller Katalogisierung, vereinfachte Katalogisate, Relevanzranking und kontinuierliche Auswertung der Nutzerbedürfnisse. Zwar stimmen viele dieser Hinweise, ob sie aber den gewünschten Erfolg bringen? Mir ist der Qualitätsweg sympathischer und letztlich auch nachhaltiger: Vernetzung (wie von Brübach behandelt), Aufbereitung und Präsentation vorstrukturierter, reichhaltiger Suchergebnisse nach Bewertung, internationalen Standards, Schlagwortketten, Klassifikationen, Thesauri bzw. Ontologien. Nicht in der Oberfläche, sondern gerade hier liegt nämlich die Schwäche des Massengeschäfts Google. Wahrscheinlich meint Holländer das Gleiche (z.B. Einbezug externer Objekte), auf jeden Fall sind beide Ansätze gut kombinierbar.
Zum "betriebswirtschaftlichen" Teil: Daniel Kress behandelt (49-52) den Raster zur Bestimmung des Erschliessungsgrads im Basler Staatsarchiv. Die Bestände werden dort entweder sehr summarisch, summarisch, detailliert oder sehr detailliert erschlossen, was aufgrund von sechs formalen Kriterien bestimmt und objektiviert werden kann: Ordnungszustand, Bestandsumfang, Anteil an seriellem Massenschriftgut, dokumentierter Zeitraum, Evidenzwert und Erschliessungskontinuität. Nicht alle Kriterien machen m.E. Sinn oder sind klar ausgearbeitet. Das wichtigste aber ist, dass planmässig und nachvollziehbar vorgegangen wird. Roland Gerber (52-56) skizziert die Auswirkung und Umsetzung der WOV (Wirkungsorientierte Verwaltung) im Staatsarchiv Aargau. Archivprodukte, Tätigkeiten, Basisinstrumente und Verantwortlichkeiten werden angesprochen. Aus diesem Artikel und aus dem folgenden von Jürg Schmutz (56-58) des Staatsarchivs Thurgau wird ersichtlich, wie viel positiver man sich im schweizerischen Archivwesen mit der NPM-Entwicklung auseinandersetzt als oft in Deutschland noch der Fall ist. Zwar gelten für Archive wie z.T. für die ganze Verwaltung nicht die gleichen betriebswirtschaftlichen Gesetze wie für die Privatwirtschaft. Doch machen Vollkostenrechnungen, Optimierungen und Qualitätserhöhungen auch dort Sinn. Die These von Schmutz, dass Archive im vorarchivischen Bereich für Effizienz und Effektivität der gesamten Trägerorganisation sorgen können, ist völlig plausibel.
Andreas Steigmeier und Anna Wüest-Sokolnicka der Firma Docuteam GbmH schliessen den betriebswirtschaftlichen Block ab (59-61). Es wird klar, wie seriös ein kommerzieller Archivdienstleister im Spannungsfeld zwischen Kundennutzen, Gewinnorientierung und archivischer Ehrenkodex arbeiten kann. Die Firma schreibt die "Q" von Qualität mit Recht gross und stellt in diesem Artikel auch unter Beweis, dass sie möglicherweise effizienter arbeiten kann als dies das öffentliche Archivwesen (manchmal) tut bzw. tun kann.