Präsentiert wird ein Beispiel eines Groupware-Systems bzw. Autorenwerkzeugs im Open Source-Bereich. Dabei bestehen viele gute Vornehmen auch zum Dokumenten Management: Sperrfristen und Löschdatums auf Einzelobjektebene (um den Administrationsaufwand zu verringern), Verwandtschaftssuche über Metadaten, Rechteverwaltung auf Dokumentebene (nicht auf Prozessebene), Versionierung der Informationsobjekte, kontinuierlicher Aufbau und Einhaltung der Ordnerstruktur. Es ist jedoch klar, dass die Freude ohne hinterlegtes logisch-organisatorisches RM-Instrumentarium und RMS (Records Management System) für die rechts- und geschäftsrelevanten Unterlagen (d.h. viele Unterlagen der "Gespräche, Meetings, Schulungen, Dateien in den verschiedensten Ordnerstrukturen, E-Mails und Mailinglisten, Intranet", 255) nicht lange andauern kann.
Die Oberflächlichkeit der Lösung (aus Sicht des Records Management) zeigt sich u.a. darin, dass Dossierbildung, eine gemeinsame Klassifikation (jede Abteilung darf die "eigenen Dokumentordner (...) nach eigenen Vorstellungen" gestalten, 256) und Lebenszyklus-Management fehlen. Von einer Universitäts- und Landesbibliothek, also von Informationsspezialisten in einem verwandten Bereich des Records Management, könnte man mittlerweile besseres erwarten. Zwar wird grundsätzlich unterschieden zwischen Dokumenten, mit einem "verbindlichen, statischen Charakter", die "redaktionell gepflegt werden" und Wiki-Seiten, "auf denen ein Gedankenaustausch aller Mitarbeiter schnell und unproblematisch erfolgen kann" (256). Die Konsequenzen werden aber nicht gezogen. Eine übergreifende Suche ist natürlich völlig in Ordnung und Records Management muss auch Personalisierung und Lösungen wie Wissenskarten zur vereinfachten Darstellung an der Oberfläche nicht im Wege stehen. Records sind aber keine Informationsobjekte mit nur Inhaltswert.