Behördenbibliotheken enthalten relevante und aufbereitete Informationen für die Arbeits- und Entscheidungsprozesse einer Verwaltung. Es kann sich dabei um physische und elektronische Daten und Dokumente handeln: Verlagsliteratur, Graue Literatur (Publikationen, Gutachten, Tagungsberichte), Amtsschriften, Bücher, Loseblattwerke, Zeitschriften, Gesetz- und Verordnungsblätter, Datenbanken. Neben Unterschieden sind auch Übereinstimmungen mit dem Bereich Records Management ersichtlich. Behördenbibliotheken haben ein spezifisches Profil, weil sie sich auf die Erwerbung, Verwaltung und Vermittlung gezielter Informationen in einem Betriebskontext beziehen. Die Veröffentlichungen der eigenen Trägerorganisation sind zudem Unterlagen-Records im Endstadium.
Die Argumente für eine Behördenbibliothek sind darum teilweise auch auf den Bereich des Records Management übertragbar: lange Suchzeiten der Sachbearbeitenden gehen zu Lasten der primären Aufgabenerfüllung; informelle Suchwege auf Basis zufälliger Beziehungen und Erfahrungen können effektives Informationsmanagement nicht ersetzen, sind inadäquat und nur im Ausnahmefall vertretbar; Unterbrechungen der Geschäftsprozesse, Wartezeiten und Qualitätseinbusse müssen vermieden werden; Informationsverluste auf Grund mangelnder Kenntnis der Quellen, Bestände und Recherchetechniken sind nicht tolerierbar. "Die Behörde läuft Gefahr, andernorts [oder vorher] erbrachte Arbeitsergebnisse zu ignorieren, das Rad noch einmal neu zu erfinden - in Widerspruch zum Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit" (628).
Diese Argumente sprechen alle für sich. Ob sie auch überzeugen? Sie gehen auf jeden Fall davon aus, dass die Sachbearbeitenden sich mit viel Information betriebsexterner Art eindecken (wollen), wann sie Entscheide usw. vorbereiten. "Da die Arbeitszeiten der Benutzer innerhalb der Verwaltung, die durch die Behördenbibliothek versorgt werden, in die Kostenrechnung für ein Produkt eingehen, ist das entscheidende Kriterium: inwieweit verringern sich die Kosten für ein Produkt der Behörde durch die Dienstleistungen der Behördenbibliothek im Vergleich zu einem Arbeitsprozess, in dem die Mitarbeiter selbst Informationen beschaffen [ohne Systematik, System und Methodik] oder aber mit fehlerhafter oder veralteter Information arbeiten und entsprechende Folgen für Qualität, Richtigkeit und Rechtssicherheit der Ergebnisse auftreten?" (635).
Hier liegt objektiv tatsächlich einer der Engpässe im Informationsmanagement einer Verwaltung. Möglicherweise gilt dies noch stärker für das Records Management, wobei es dort grundsätzlich um "proprietäres Wissen" der Organisation geht. Doch ist damit noch nicht alles gesagt. In manchen Fällen beschränken die Mitarbeitenden sich bei der Arbeit lediglich auf die (willkürliche) Auswahl von betriebsinternen Records und auf implizites Wissen. Sie spüren den Engpass dann subjektiv gar nicht.