Der Artikel ist ein interessanter Werkstattbericht der Digitalisierung fast aller Findmittel zu den Archivbeständen. Dazu kommen einige gezielt ausgewählte Bilderbestände. Ungefähr 10.000 Seiten vorhandener Findmittel wurden digitalisiert, dies heisst gescannt und danach mittels zoned OCR strukturiert abgespeichert. Das strukturierte Ergebnis im XML-Format wurde in die Archivdatenbank importiert. Unerwartet musste etwa 50% der Vorlagen manuell abgeschrieben werden, doch wurde das Gesamtprojekt termingerecht und ohne Kostenüberschreitung abgeschlossen. Vermutlich war das Anfangsbudget also sehr grosszügig dimensioniert.
Es ist nicht unüblich, dass die Erfassung von Findmitteln extra Aufwand fordert. Die Autoren nennen selber folgende Gründe: Layout (z.B. Spaltenstruktur) und Seitenformat sind nicht einheitlich, neben Einzelseiten kommen auch Doppelseiten vor, die Signatur erfordert Nacherfassung (die unterschiedlichen Ebenen sind zwar visuell ersichtlich, aber nicht numerisch oder alphanumerisch auf tiefster Ebene zusammenfasst), Abwechslung von Hand- und Maschinenschrift. Die Erschliessung beschränkte sich offenbar auf die Signatur, den Titel/Darin und den Zeitraum der Verzeichniseinheit auf unterster Stufe. In Kombination mit der überstehenden Tektonik wird dies ausreichen.
Für Bilder reicht dies nach Meinung der Autoren nicht aus. "Im Bildbereich ist ein Erschliessungsgrad des digitalisierten Bildes hinunter bis auf die Ebene des Einzeldokumentes erforderlich" (282). Doch ist auch diese Sichtweise in Bewegung, wie vom europäischen SEPIADES-Projekt vertreten: "Some institutions (...) opt for cataloguing on a higher level first, to provide at least a bird’s eye view of their holdings" (Edwin Klijn und Yola de Lusenet, SEPIADES. Cataloguing photographic collections (Amsterdam, 2004), S. 9 (http://www.knaw.nl/ecpa/publications.html)). Die inhaltliche Dokumentierung der Images/Abbilder bleibt ein essentieller Aspekt der Erschliessung und Benutzung. Sie ist aber sehr arbeitsintensiv. Ein konzentrisches Vorgehen vom Allgemeinen zum Besonderen kann unter solchen Umständen mehr Sinn machen.
Vier Kriterien wurden entwickelt, um zu bestimmen, welche Bilderbestände wohl oder nicht zu digitalisieren waren:
Nicht das gesamte Bildmaterial wird digitalisiert. Beabsichtigt ist "eine höhere und bessere Zugänglichkeit für ausgewiesen attraktives und/oder besonders gefährdetes und/oder unternutztes Bildmaterial" und das Senken des Betreuungsaufwands im Lesesaal (282). Die ausgewählten Bestände werden, so wird aus den Beispielen klar, wohl ganz verarbeitet, was einer wichtigen Basisanforderung recht tut.
Die technischen und finanzielle Parameter sind angesichts der Auflösung der TIFF-Dateien nur teilweise verständlich: