Die Autoren weisen darauf hin, dass sich die Informationsmenge "im Schnitt alle 2 bis 6 Jahre" verdoppelt in Betrieben. "Bedarfgerechte Verteilung" und "gezielte Suche" nach "wirklich relevanten Aussagen und Inhalten" sind die grossen Herausforderungen (281). Der Fokus des Artikels ist auf den Einsatz von Werkzeugen zur Prozess- und Dokumentenverwaltung gerichtet. Die Ergebnisse zweier Befragungen wurden zum Ausgangspunkt genommen.
Vier Kategorien von Werkzeugen werden behandelt: DMS (Dokumenten Management Systeme), WfMS (Workflow Management Systeme), CMS (Content Management Systeme) und CRMS (Customer Relationship Management Systeme). Es wird in der Studie nicht ersichtlich, wo die behandelten (und einige zusätzlichen) Systeme sich ergänzen und wo die Grenzen und Überlappungen sind. Für mich machen die Ziffern (Menge der Dokumente, Anzahl der Prozesse) v.a. klar , dass es bei den zwei ersten Systemen um allgemeinere Tools zum Informations- und Prozessmanagement geht und bei den zwei letzten um Fachanwendungen.
Die Autoren stammen (fast) alle aus der (universitären) Forschungswelt. Es ist darum verwunderlich und schade, dass sie die Grundsätze und Besonderheiten des Records Management ausser Bild lassen. Zum Beispiel wird über Lebenszyklusverwaltung der Dokumente, oder besser: der Records, gar nicht gesprochen; dafür wohl über die "gesamte Lebenszeit eines Gerätes"! Auch Dossierbildung und Basis-Klassifikation bleiben unbehandelt. Dies wird mit ihrer Fokussierung auf das etwas unvollkommene Dokumenten Management zu tun haben und kann vermutlich auch ein Teil der vermeldeten logisch-organisatorischen Hinderungsgründe für einen Systemeinsatz erklären (Abbildung 5).
Doch sind die IT-Abteilungen und die Anwender im Durchschnitt offenbar mit den eingesetzten EDV-Systemen recht zufrieden. Die Autoren haben recht, dass "klar definierte und festgelegte Projektziele" im Voraus für den weiteren Projekt- oder Prozessablauf erhebliches Gewicht haben. Sie vermelden nicht, um wie viele und welche befragten Gross-, Klein- und mittelständischen Unternehmen es sich in ihrer Untersuchung handelt. Da es um einen Auszug der Studie geht, ist anzunehmen, dass die zitierte vollständige Studie hierauf wohl eingeht.