Es wird auf enthusiastische Weise ein einfacher Ansatz zur Digitalisierung eines Bestands von insgesamt etwa 11.300 Fotos dargestellt. Die Ziele des Projekts waren trotzdem hochgesteckt. "Schonung der Originale, vereinfachter Zugriff, verlustfreies Kopieren und die (zumindest theoretisch begründete) unbegrenzte Haltbarkeit digitaler Daten bei entsprechendem Umgang, d.h. durch ständiges kontrolliertes Umkopieren" (311). Aus Kostengründen und weil es Negativfilme gab, wurde auf Sicherheitsverfilmung verzichtet. Nicht die Negativfilme, sondern die vorhandenen Fotoabzüge auf Karteikarten wurden eingescannt.
Die Ausrüstung des Auftraggebers war qua Hardware und Software eher bescheiden. Der Beitrag zeigt finanzielle Kennzahlen vergleichbarer Projekte und berechnet den eigenen Arbeitsaufwand auf ca. 200 reine Arbeitsstunden. Die Arbeit wurde ehrenamtlich geleistet. Ein Viertel der Zeit betraf das Scannen (4-5 Karteikarten A4 pro Minute) und drei Viertel das (grobe) Verzeichnen auf der Basis bestehender Angaben.
Es bleibt übrigens die Frage, ob das Projekt tatsächlich "für immer" erledigt worden ist, wie angestrebt wurde. "Was bleibt, ist das Umkopieren" (314). Das angewendete komprimierte JPEG-Format und die geringe Auflösung von 300 dpi bei 256 Graustufen können dies auf jeden Fall nicht gewährleisten. Die gespeicherten Metadaten können dagegen immer wieder reibungslos aus der Access-Datenbank heraus exportiert werden. Die Dateinamensvergabe der Foto-Dateien ist logisch nachvollziehbar, sodass im Notfall sogar ohne Datenbank-Anwendung direkt auf diese, abgelegt im Betriebssystem, zugegriffen werden kann.
Über das Projekt wurde bereits früher, z.T. wörtlich gleich, berichtet (Bettina Wischhöfer, "Projekt Digitalisierung der Fotosammlung Kirchen der EKKW im Landeskirchlichen Archiv Kassel", in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 53 (2000), Heft 3 (Juli), S. 241 - 242).
Nachtrag: Bettina Wischhöfer, "Digitalisierung Sammlung Vasa sacra 2001-2004", in: Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 57 (2004), Heft 4 (November), S. 316 - 318. Es geht in diesem Artikel um die Direktdigitalisierung der Dokumentation, Farbfotos und Schwarzweiss-Zeichnungen von kirchlichen Kunstgegenständen. Wieder wird ein pragmatisches, gut nachvollziehbares Vorgehen dargestellt, wobei Restriktionen und Risiken bewusst in Kauf genommen werden (Auflösung 300 dpi, Bindestriche in den Datei-IDs, verlustbehaftete Komprimierung mittels JPEG der Master-Images).