Records- und Datenmanagement

Ute Winter: Der Archivserver. Funktionen, Arbeitsbereiche, Probleme

Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 33 (1999), Heft 9 (September), S. 1520 – 1526

„Was das Magazin für die gedruckten Werke einer Bibliothek ist, ist der Archivserver für die virtuelle Bibliothek“ (1520). Ein Archivserver wird auch Depotserver, Dokumentenserver, Objektserver oder Medienserver genannt, wobei es sich um Hard- und Software zur Speicherung, Verwaltung, Langzeitkonservierung, Recherche und Präsentation digitaler Textdokumente und vermehrt auch multimedialer Objekte handelt. Nicht nur die Primärdaten (Dokumente, Dateien an sich) werden aufbewahrt, sondern auch die Sekundärdaten (beschreibende Daten, Metadaten, Merkmale oder Indexdaten). „Verlässlichkeit des Zugriffs und gute Performancezeiten sowie die inhaltliche Qualität des Angebots auf dem Archivserver sind Voraussetzungen für die Akzeptanz seitens der Nutzer“ (1521).

Es gibt noch weitere Anforderungen an einen Archivserver: Die Datenintegrität muss sichergestellt werden, die Authentizität muss „jederzeit intern als auch extern nachprüfbar“ sein (1521). Ein Backup-Szenarium muss vorliegen. Die technischen Weiterentwicklungen setzen ein Vorgehensverfahren für Konversion, Migration oder Emulation voraus. Klar und kernartig umschreibt der Autor die Begriffe: „Beim (...) Migrationsmodell werden die Objekte von einer Hard- und Softwareumgebung in eine neue Umgebung integriert“ (mit Gefahr, dass sie nicht unverändert bleiben). „Beim Emulationsmodell bleiben die Objekte selbst unverändert, die neue Hard- und Software-Umgebung bildet dann die ursprüngliche Umgebung nach“. Ein drittes Modell, dieses eines Technikmuseums, ist natürlich auf die Dauer nicht handhabbar. Hier werden „die unveränderten Objekte in einer unveränderten Hard- und Software-Umgebung aufbewahrt“ (1523).

Der Artikel bezieht sich hauptsächlich auf den Hochschulbibliotheksbereich, hat aber durchaus auch für Archive und Schriftgutverwaltung Relevanz. Obwohl der Autor keine konkrete Antworten gibt, macht er doch klar, wie wichtig Standardisierung der Hard- und Software, Datenstrukturierung (Katalogisierung) und prospektive Bewertung der Primärdaten sind. Benutzerfreundlichkeit des Archivservers (einheitliche und verständliche Bedieneroberfläche für alle Funktionen, einfache Interfaces, Einbindung ins Intranet und Internet) und Pragmatismus zahlen sich ebenfalls aus.

Einige weitere Bemerkungen können (aus der Sicht eines Archivars bzw. Schriftgutverwalters) anlässlich des Artikels gemacht werden:

Es kann bei der Erzeugung und Verwaltung von Datenformaten auch übertrieben werden. Im Artikel ist von Abgabeformat, Archivierungsformat, Präsentationsformat und Download-Formaten die Rede. Konvertierung bleibt fürs erste arbeits- und zeitaufwendig, wegen der manuellen Nachbearbeitung, „weil es noch keine 100% automatische Konvertierung gibt“ (1523). Eine gewisse Einschränkung auf Anhieb der Anzahl Datenformate ist meiner Erachtens darum nicht Fehl am Platz.
Das Versionsmanagement dynamischer Dokumente sollte ebenfalls nicht übertrieben werden. Im Durchschnitt entstehen 18 Versionen, bevor die 19. Version als Endversion „eingefroren“ werden kann. Nur diese hat möglicherweise einen Dauerwert, oder im äussersten Fall noch eine explizit anzudeutende Zwischenversion. Was organisatorisch abgedeckt werden kann, muss technisch nicht überzogen werden.
Die Vergabe der Metadaten ist essentiell und muss tatsächlich klar organisiert sein. In der Schriftgutverwaltung geschieht sie mehr und mehr in Koproduktion: die Sekretariatsstelle beim Posteingang, die Sachbearbeiter während des Geschäftsvorgangs und der Linienchef bei der Endkontrolle. Auch im Archiv- und Schriftgutwesen tritt eine Art Disintermediation auf, wobei die Rolle der Registratoren sich allmählich von Ausführung auf Koordinierung und Qualitätsmanagement verlagern wird.
Verschiedene Disziplinen müssen sich je nach Bereich mit der Problematik eines Archivservers befassen: Benutzer bzw. Autoren (Wissenschaftler, Sachbearbeiter), Informatiker (z.B. Rechenzentrum) und Informationsspezialisten (Bibliothekare, Dokumentare, Archivare oder Registratoren). Die Federführung sollten meiner Ansicht die Informationsspezialisten haben, weil sie schlussendlich wissen, wie Information entsteht, genutzt wird, wieder verantwortungsvoll zu entsorgen oder dauerhaft zu verwalten ist.
Der Autor zeigt auf die oft „amateurhafte Erstellung von elektronischen Publikationen (Schlagwort: der PC als Schreibmaschine)“ (1525). Zu Recht hält er fest, dass Ausbildung und Training hier nicht die vollständige Lösung bringen können. Dokumentvorlagen gelten als weiterer Versuch zur Rationalisierung der Dokumenterstellung (Primärdaten) und Metadateneingabe (Sekundärdaten). Sie dienen zudem dem Streben, eine Art „corporate identity“ nach innen und aussen zu entwickeln.

Der Artikel verdeutlicht, dass viele Aspekte psychologischer, technischer, juristischer, organisatorischer und logischer Art berücksichtigt werden müssen. Ausschlaggebend sind: Strukturieren der Informationen über Metadaten und Systematiken, Verwalten der Formate auf Basis ihres Lebenszyklus, Organisationsvorschriften und selbstverständlich auch Schulung und Akzeptanzbildung bei den Mitarbeitenden. Sind diese Aspekte in Ordnung, erst dann können die technischen Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden.