Der Autor fasst die Herausforderungen der neuen Informationstechnologien für das Archivwesen zusammen. Primär der drohende Verlust an Kontextinformationen ist besorgniserregend. "Als Konsequenz gehen Informationen über die Bearbeitung verloren, sodass Verantwortlichkeiten und Geschäftsprozesse nicht mehr rekonstruiert werden können" (29).
Dieses Problem wird am Beispiel des geschäftsrelevanten E-Mail-Verkehrs offensichtlich gemacht. Die Folgen einer undisziplinierten Ablage-Vorgehensweise sind vielleicht nicht sofort spürbar, werden sich dennoch desaströs auf die Dokumentation der Geschäftsgänge und damit auf die Authentizität auswirken. Lange Suchzeiten und fehlende Ordnungs- und Bearbeitungszusammenhänge in sogenannten Dokumentenpools werden ausserdem bald auch für die Alltagsgeschäftsrelevanz verhängnisvoll sein.
Scheinlösungen wie "farbige Striche und Kreuze, [visuell abgebildete] Annotationen und Kommentare" (29) und z.B. auch digitale Signaturen bieten für das Problem der Authentizität und Verlässlichkeit keine Lösung, weil sie sich nur mit der direkten Bearbeitungs- und Kommunikationsphase der Dokumente befassen und der Anforderung, die Geschäftsgangvermerke und Verfügungen dauerhaft such- und verwaltbar zu speichern, nicht genügen. Wurde das Dokument nun genehmigt oder abgelehnt? Usw.
Gerade diese Vermerke und Verfügungen müssen als Steuerungselemente der Bearbeitungsprozesse und als Metainformationen über den Handlungs- und Entstehungskontext der Dokumente festgehalten werden können, so behauptet der Autor mit Recht. Damit ist meiner Ansicht nach das Problem konzeptuell aber noch nicht völlig ausgeschöpft: Zweifellos kann einerseits durchaus auf einen Teil der Vermerke und Verfügungen nach Abschluss des Vorgangs/Geschäfts verzichtet werden (handhabbare Verdichtung), andererseits sind auch noch viele andersartige, inhaltsorientiertere Metadaten als relevant einzustufen.
Der Titel des anschaulich geschriebenen Artikels ist etwas irreführend. Statt "Geschichtsschreibung" könnte gerade so gut auch von "Organisationswissen" oder "Verwaltungsgedächtnis" gesprochen werden.