Anhand eines Beispiels (Datenbank bezüglich des Kaderpersonals aus 1980, 1985-1989) wird auf die Problematik und Methodik eingegangen, wie EDV-Bestände (aus der jüngsten DDR-Vergangenheit) zu sichern, zu erschliessen und bereitzustellen sind. Es handelt sich um Grossrechnerbestände in maschinenorientierten oder hardwareabhängigen Programmiersprachen, nicht um elektronische Bürosystems- oder digitale Schriftgutbestände. Diese kamen in der damaligen DDR (noch) nicht vor.
Die Dateien wurden als "flat files" vom deutschen Bundesarchiv übernommen, also als "Datenstrings ohne Softwareelemente". Es wird klar, dass der physische Zustand der Daten ganz sicher von den Lagerbedingungen und der Qualität der Datenträger abhängt. Ausserdem, dass die organisatorischen und technischen Kontextinformationen und vor allem auch die Programm- und Datendokumentationen für das Verständnis maschinenlesbarer Datenbestände entscheidend sind. Dateien ohne ausreichende Dokumentationen zeigen sich im Normalfall schon deswegen als kassierbar, es sei denn dass ihr inhaltliches Gewicht trotzdem einen grossen Aufwand zur Erschliessung und Rekonstruktion vertretbar macht.
Es waren nicht "böswillige Verschlüsselungsmethoden", sondern früher technisch gängige Komprimierungsverfahren, variable Datensatzlängen, das Fehlen von Feldtrennungen usw., welche die Rekonstruktion der behandelten Datenbank sehr erschwerten. Sogar Kontakte und Auskünfte ehemaliger Programmierer waren in diesem Rahmen unausweichlich.
Für die leichtere Vermittlung und Benutzung der archivierten "flat files" bleibt dann immer noch eine Neustrukturierung der Daten und Standardisierung der Formate in sogenannten "Forschungsfiles" wünschenswert.