Ordnen und Erschliessen

Peter Thomas: Einfluss eines integrierten Content Management Systems auf Arbeitsabläufe in der Rundfunkanstalt

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Information-Wissenschaft und Praxis, 52 (2001), Nr. 5 (Juli/August), S. 283 - 291

Rezensent Peter Toebak

Der Autor behandelt auf klare und gut verständliche Weise das Wesen und den Sinn eines integrierten Content Management Systems (CMS) für Fernseh- und Rundfunkanstalten. Zeitersparnis, Qualitätserhöhung, Abbau redundanter Tätigkeiten und verbesserter Integrität der Informationsbestände sind die erklärten Ziele. Stärkere Ansprüche an die Mitarbeiter-Qualifikation, nicht pauschale Verringerung des Personalbestands sind die Folgen, auch wenn mehrere Abläufe weitgehend automatisiert werden können. Manuelle Annotation (Logging, Filing, Echtzeitannotation) und Kontrolle automatisch erzeugter Daten bleiben z.B. wichtige Elemente.

Content Management und Dokumenten Management haben vieles gemeinsam:

• Essence (Essenz), das eigentliche Bild- und Tonmaterial oder die Textinhalte, ist als Primärdokumentation anzuschauen
• Metadaten beinhalten in beiden Fällen die unverzichtbaren beschreibenden Informationen oder Sekundärdaten
• Rechteverwaltung(*) und Revisionssicherheit sind nicht völlig andere Sachen

Thomas gibt für das Content Management darum Ratschläge, die auch für das Dokumenten Management Relevanz haben:

• Für die Sendesicherheit müssen die ausgestrahlten Produkte als eigenständige Objekte archiviert werden
• Verwaltung von Verknüpfungen zwischen Objekten und von Verknüpfungsinformationen ist "überaus komplex" (288)
• "Metadaten und Essence (sind) zum jeweils frühestmöglichen Zeitpunkt" zu erfassen, "später nachgetragene Informationen sind oft lückenhaft oder gar fehlerhaft" (289). Oder, anders formuliert, es handelt sich um die "Forderung nach Anreicherung der Metadaten entlang der Produktionskette" (290), also während der Primärarbeit
• Recherche findet effizienterweise über Metadaten statt, während ein Vorschaumodus der Objekte (oder im Fall einer Rundfunkanstalt: Schlüsselbilder, Vorhör- oder Ansichtkopien) für die Beurteilung der gefundenen Objekte hilfsreich ist

Näher angeschaut liegen die Akzente selbstverständlich anders. Bei Dokumenten Management stehen Objekte, d.h. Dokumente oder Sammlungen von Dokumenten (Dossiers, Subdossiers, Serien) im Vordergrund, die das z.T. sogar ungemeinte Ergebnis primärer Arbeits- und Entscheidungsprozesse sind. Sie müssen für die Nachvollziehbarkeit und Effizienz "eingefroren" abgelegt werden und über ihren Lebenszyklus hinweg recherchierbar bleiben. Bei DM geht es nie um Objekte als Hauptprodukt eines Prozesses (wie bei CM). Doch kann die Wiederverwendung einer Kopie als Basis für neue Prozesse in anderem Kontext auch im DM-Bereich sehr effizient sein.

(*) "Ein Content Management System verwaltet (...) Essence und Metadaten, wohingegen ein Asset Management System zusätzlich eine Rechteverwaltung beinhaltet" (284).