Marc Schaffroth berichtet über ein Dokumentenmanagement-Projekt bei der SBB, Abteilung für Informatik. Er behandelt die Grundpfeiler sowie die Aspekte im Zusammenhang mit dem Prozessmanagement. Dies findet man leider viel zu wenig in der Fachliteratur, obwohl die Erkenntnisse für vergleichbare Dokumenten- oder Recordsmanagement-Projekte relevant genug sind. (Ich mache zwischen RM und DM keinen Unterschied, weil die Begrifflichkeit und der fachliche Sprachgebrauch diesbezüglich noch zu wenig auskristallisiert sind).
Die Abteilung für Informatik war offenbar sehr weit von modernem Informations- und Dokumentenmanagement entfernt. Prozeduren und Kompetenzen waren nicht geregelt, eine objektivierte Geschäftsablage war nicht vorhanden. Die Unterlagen wurden "unsystematisch, teils elektronisch, teils auf Papier, abgelegt" (15), wie das noch fast überall sonst der Fall ist. "Prozessbeherrschung, Nachvollziehbarkeit, Innovationsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit" waren im Bereich DM angesagt (16).
Die Ausgangspunkte des Projekts leuchten ein:
Solange das RMS nicht evaluiert und beschafft ist, wird eine Übergangsstrategie verfolgt, wobei das Papierdossier das Masterdossier bleibt und die elektronischen Dokumente nur den Status von Arbeitsdossiers (Handakten) der Mitarbeitenden haben können. Die Grundstruktur des Aktenplans liegt bereits fest (Aufteilung in Führungs-, Kern- und Ressourcenprozesse), sie ist aber noch nicht völlig ausgearbeitet. Die Facheinheiten sind ausserdem für die weiterführende, inhaltliche Ausgestaltung des Plans verantwortlich. Ob dieses Vorgehen letztendlich effizient und effektiv sein wird, ist abzuwarten.
Der Autor weist zurecht auf das Gewicht einer tatkräftigen Unterstützung durch das Management, während auch Informations-, Ausbildungs- und Feedbacksitzungen und -veranstaltungen der Belegschaft sich lohnen. Projekte dieser Art sind immer arbeitsintensiv und zeitaufwendig, vor allem auch, wenn die Schriftgut-Tradition bisher nicht allzu fortgeschritten war.
Schaffroth hat recht, wenn er feststellt, dass die Umsetzung eines RMS-Projekts nicht bei den "Altlasten" ansetzen muss. Aber ganz ausklammern kann man das Gelernte oder besser das Nicht-Gelernte in der Vergangenheit nicht. Eine "papierene" Schriftgut-Tradition "elektrifizieren" geht einfacher als "von nichts aus" anfangen.