Der Autor behandelt einige grundlegende strukturelle Änderungen im Archivwesen infolge der fortschreitenden Digitalisierung (Informations- und Kommunikationstechnologie) und des Umstiegs von Papier auf elektronische Datenträger. Er entwickelt dabei anregende Gedanken, die übrigens nicht neu sind.
Die Zuordnung elektronischer Dokumente erfolgt nach noch viel strengeren logischen Massstäben als dies schon in der papiergebundenen Phase mit dem Aktenplan der Fall war. Die Archivdienststellen sind auf die Übernahme grosser digital gespeicherter Datenmengen weder technisch noch personell ausreichend ausgestattet. Das Mengenproblem förderte jeweils die Ablieferung des herkömmlichen Schriftguts ans Endarchiv. Der elektronische Speicher hingegen kostet fast keinen Raum. Der digitale Aktenbestand bringt darum ein viel grösseres "Beharrungsvermögen" mit sich, ohne dass er auf diese Weise langfristig wirklich gesichert ist.
Tatsächlich ist es schwierig (aber nicht nur für Archivare) auf zentrale Fragen, wie die nach Relevanz, Redundanz, Ordnung und Authentizität elektronischer Akten, Einfluss zu nehmen. Abwarten ist jedoch zur Zeit überhaupt keine Alternative mehr. Prospektive Bewertung und Vorstrukturierung aufgrund von Aktenplänen sind wirkungsvoller.
Der Autor übertreibt meiner Ansicht nach, wenn er sich nicht auf das "Einfrieren" archivwürdiger Akten im Endzustand beschränken will. Entwürfe wurden niemals als potentielles Archivgut angeschaut und sollten (normalerweise) auch in digitaler Form die dynamische Schriftgutphase nicht überleben (Redundanz, Handhabungsproblem). Es ist dabei zu berücksichtigen, dass die Vordokumente eines Arbeits- und Entscheidungsprozesses archivisch sehr wohl "Akten im Endzustand" sein können. Historiker, die allenfalls die Schriftgutgenese eines Dokuments oder einer Akte (quellen)kritisch untersuchen möchten, müssen halt zusätzliche Methoden anwenden (Inhalt der Vordokumente studieren, externe Quellen miteinbeziehen usw.).
Archivare müssen sich, so geht der Autor weiter, vielseitiger mit der Automatisierung befassen als bisher der Fall war (gemeint ist die Situation in Deutschland ). Die Erschliessung konventioneller Akten mit Hilfe der EDV reicht allein noch nicht aus (und löst das Massenproblem in den Archiven ebenfalls nicht). Die Aufsichtfunktion innerhalb der übergeordneten Verwaltung ist eine grosse Herausforderung. Spezialisten müssen die Arbeit der Archivgeneralisten ergänzen und mittragen.
Hier hat der Autor recht. Zwischen Archivaren und Informatikern bestehen aber viel mehr mögliche Synergien als der Autor vorgibt. Gewisse allgemeine archivische und dokumentarische Grundsätze bleiben trotz allem wichtige Richtschnüre für die konzeptionelle und pragmatische Bewältigung der Chancen und Probleme der EDV im Schriftgut- und Archivgutbereich (Dokumentenmanagement).