Der Aufbau und Ausbau von Hochschularchiven hat auch für die Schweiz aktuellen Wert. Dies gilt für die bestehenden Universitäten genauso wie für die neuen Fachhochschulen, die alle ihre Archive bilden. Im Gegensatz zu einer Bibliothek oder einer Dokumentationssammlung fällt Schrift- und Archivgut "automatisch" an, als blosser Niederschlag des Funktionierens und Handelns. Die Erschliessung, Ordnung, Verwaltung usw. sind unvermeidlich, bringen Effizienz für den Arbeitsalltag und ermöglichen zum gegebenen Zeitpunkt die geschichtliche Darstellung eines selbstbewussten Instituts.
Zwar wird bei der Verwaltung einer Hochschule "an ein Archiv wohl als Allerletztes gedacht. Erst wenn die Verwaltung der Akten nicht mehr Herr wird, taucht der Wunsch auf, ein Archiv einzurichten". Dies sei an sich viel zu spät. Relevante Aspekte, die zu berücksichtigen sind, betreffen die Qualität des Personals (ein Historiker oder Wissenschaftler verfügt noch nicht von selbst über die erforderten archivischen Fachkenntnisse), den Raumbedarf (ist schon frühzeitig beim Um- und Neubau einzuplanen) und die (moderne) Archivmethodik (z.B. das Anwenden einer umfassenden Basis-Systematik, Bewertung im Voraus usw.).
Abgesehen vom üblichen Verwaltungsgut (Akten zum Rechnungswesen, zur Planung und Entscheidung, zur Abwicklung von Alltagsgeschäften usw.), fallen vor allem auch massenhaft Personendossiers an (Studenten, Mitarbeiter). Sampling aufgrund eines quantitativen Stichprobenverfahrens ist als Massnahme zur Mengenreduktion nicht immer befriedigend, weil es oftmals um (später) "bedeutende Persönlichkeiten" gehen kann. Qualitative Kriterien haben bei der Bewertung eine entscheidende Rolle zu spielen. Was soll ausserdem mit den Nachlässen und Sammlungen solcher Persönlichkeiten (Gelehrtenkorrespondenzen, Notizbücher, Manuskripte usw.) geschehen? Sie sind ausserhalb der Hochschulverwaltung entstanden, können aber als persönliche (Ego)-Dokumente grosses Gewicht bekommen.
Der Beitrag behandelt ebenfalls die ideale Eingliederung des Archivs in die Gesamtorganisation der Hochschule: "so zentral wie möglich, also in unmittelbarer Zuordnung zu Rektorat bzw. Präsidium und Senat". Diese Lösung bezieht sich auf die Querschnittsfunktion eines Archivs, welche aber erst richtig Bedeutung erhält, wenn der Archivar auch den vorarchivischen Bereich, also die laufende Schriftgutverwaltung, aktiv beaufsichtigt (oder unter gewissen Umständen sogar anleitet). Angesichts des zunehmenden elektronischen Dokumentenmanagements und der Notwendigkeit, die Akten über alle Phasen des "life-cycle" im Griff zu haben, sind hierbei recht gute Ergebnisse erzielbar.