Der Autor betont, dass Informations- und Dokumentationsabteilungen eine aktive Rolle spielen können beim aktuell und zugänglich Halten der vielen Normen und Standards, die bei Unternehmen (und Verwaltungen) immer wichtiger werden. Effizienz, Transparenz und Konkurrenz sind dabei die entscheidenden Mechanismen. Er beschränkt sich auf die Dokumentationen betriebsexterner Art, insbesondere auf Normen und Testmethoden wie DIN (Deutsche Industrienorm), ASTM (American Standard and Test Methods) und ISO 9000. Die Fachdienste bleiben natürlich verantwortlich für die Anwendung (des Inhalts) der Normen (Vorgabe der Relevanz), die Informationsabteilungen decken aber die zentrale Beschaffung, Fortschreibung, Erschliessung und Verwaltung ab.
Aus Anlass dieses Artikels möchte ich in Bezug auf die Schriftgutverwaltung (Dokumentenmanagement) das Folgende nach vorne bringen. Moderne Unternehmensstrategien gewichten zunehmend auch die Rolle des DM bei der Betriebsführung. Total Quality Management und die ISO-9000-Gruppe streben integrierte Qualität an. Das Produkt oder die Dienstleistung als Endergebnis („output quality“), der Prozessgang („process quality“) und das Gesamtsystem sind dabei gleich relevant. Alle primären und sekundären (unterstützenden) Arbeits- und Entscheidungsprozesse werden berücksichtigt. Produktivität, Qualität und Effizienz sind durch Optimierung der Querschnittsfunktionen zu steigern.
Qualitätsmanagement heisst in diesem Kontext: „Vermeiden von unnützer Zeit- und Geldverschwendung“, „vorbeugende Vermeidung von Fehlern“, „Selbstlernen“. Dies geschieht vorwiegend durch eine laufende Kontrolle und Verbesserung der Abläufe und Prozesse, die jederzeit durch systematisches Erfassen, Sammeln und Auswerten der Prozessinformationen nachvollziehbar und korrigierbar sind.
Ein unzulängliches DM birgt durchaus die Gefahr in sich, lähmend und innovationshemmend zu wirken. „Bürokratismus“ wird dann oft vereinfachend als Ursache gesehen. Näher betrachtet müsste aber wohl eher gesagt werden: Schlechtes QM (und schlechtes Management) liegt dem Versagen zu Grunde. Genauso wie die anderen Elemente des Qualitätsmanagements muss die „Dokumentation“ als Prozess sorgfältig gestaltet und geführt werden, wobei sie so organisiert sein sollte, dass sie bei der Arbeit kaum ins Gewicht fällt.
Der Unterschied mit der Dokumentation als Information betriebsexterner Art ist klar. Bei Dokumentenmanagement (Schriftgutverwaltung) geht es um betriebsinterne Informationen. DM gehört zum "proprietären" Kern eines Betriebs oder einer Verwaltung, während Dokumentation in engem Sinne sich mit "Commodity-Wissen" befasst (wichtig genug, aber kaufbar und austauschbar).