Archivübergreifende Bewertung (oder Überlieferungsbildung) ist schon längere Zeit ein Thema in Deutschland. Es gibt auch Beispiele, wie insbesondere das Projekt "vertikale und horizontale Bewertung" in Baden-Württemberg seit 1995, wo dies tatsächlich umgesetzt wird. Es ist das Ziel, "durch archivübergreifende Bewertung ganze Behördenstufen aus der Überlieferungsbildung herauszunehmen, Quantitäten zu reduzieren, die Qualität des Produkts 'bewertetes Archivgut' zu erhöhen und nicht zuletzt die Effizienz der Bewertung steigern" zu können (287). Der Artikel gibt die Fachdiskussion an einer Tagung zum Thema anfangs 2001 wieder.
Die Diskussion erklärt, dass die Archivare einerseits nicht weitergehen wollen als die Länderebene: Standards, Empfehlungen, Kriterien wohl, ein bundesweites Bewertungsmodell nicht, höchstens "eine grobe Verständigung über Prioritäten bei der Überlieferungsbildung" (286). Sie betont andererseits, dass die "Interessensgegensätze" zwischen staatlicher und kommunaler Ebene ebenfalls nicht zu vernachlässigen sind. Unterschiedliche Dokumentationsprofile, Interessen und Gesichtspunkte spielen alle ihre differenzierende Rolle.
Die meiner Ansicht nach interessanteste Feststellung betrifft nicht den Entscheid, "nicht nur Aufgaben zu analysieren, sondern auch die Unterlagen selbst" (Aktensichtung) (289), sondern dass Querschnittsaufgaben zur Instandhaltung des eigenen Apparats einer Verwaltungsbehörde "autark" bewertet werden müssen und Fachaufgaben im Gegensatz "korrespondierende Überlieferungen" im Verwaltungsgebilde ergeben (Planfeststellungs-, Einbürgerungsverfahren usw.). Dies ist korrekt, obwohl paradoxal. Bekanntlich stimmen Verwaltungsapparate qua Betriebsführung, dies heisst gerade im Bereich der Querschnittsaufgaben, meist stark überein (formal, aber eben nicht inhaltlich). Eine zweite interessante, mehr prospektiv ausgerichtete Feststellung ist der Gedanke, dass "die Aufbewahrungsfristen bei den einzelnen Aktenplanpositionen angegeben werden" sollten (287).
Archivübergreifende Bewertung basiert auf dem Grundsatz: welche Stelle hat welchen Anteil an der Erledigung einer Aufgabe. Anders gesagt: Welche Stelle hat die "eigentliche Ausführung", oder buchstäblich die "Federführung". Wo fallen die aussagekräftigsten Dokumente an? Der Gewinn ist möglicherweise eher qualitativ als quantitativ. An der Fachtagung wurde über eine tatsächlich erreichte Arbeitseffizienz durch horizontale und vertikale Bewertung offenbar auch gar nicht gesprochen. Wieviele Laufmeter können auf diese Weise pro Menschjahr mehr als auf die klassische, beschreibende, bestandsorientierte Weise verarbeitet werden? Der Ansatz ist, so der Autor, v.a. "ganzheitlich", mit einer sehr breiten Wirkung: "ein facettenreiches archivisches Abbild" (290) der gesellschaftlichen Realität kann so angestrebt werden, erarbeitet im Feedback mit aktenproduzierender Verwaltung und aktenbenutzender Forschung und Öffentlichkeit. Aus dem Ansatz folgt auch eine transparente, fachlich verantwortbare Bewertungsdokumentation.