Bewertung und Kassation


Robert Kretzschmar: Spuren zukünftiger Vergangenheit. Archivische Überlieferungsbildung im Jahr 2000 und die Möglichkeiten einer Beteiligung der Forschung

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 53 (2000), Heft 3 (Juli), S. 215 - 222

Der Autor gibt, wie er es selber nennt, "einen Einblick in die Verfahren und Probleme der archivischen Überlieferungsbildung" (215). Es steht also nicht der mögliche administrative oder juristische Wert der (Verwaltungs-)Unterlagen im Vordergrund, sondern die Auswahl oder der Unterschied zwischen dem historischen und nichthistorischen Wert auf einer nachvollziehbaren wissenschaftlichen Grundlage.

Beiträge an die Bewertungsdiskussion sind fachlich immer interessant, v.a. wenn sie im Archiv- und Schriftgutalltag direkt anwendbar sind, nämlich für die Aufarbeitung riesiger semi-statischer Archivbestände, aber auch für die elektronische Schriftgutverwaltung oder das Dokumentenmanagement. Prospektive Bewertung ist im digitalen Informationszeitalter nötiger als je und auf Aktenpläne mit Bewertungsentscheiden als Basissystematik eines DMS oder RMS (Dokumenten-Management-System oder Records-Management-System) kann nicht verzichtet werden.

Kretzschmar hat bereits viel über archivische Bewertung publiziert und er bringt hier keine neuen Gedanken. Für ihn geht praktische Umsetzung diesmal vor reiner Theoriebildung. Seine Grundstruktur für eine Checkliste kann als Muster dienen für konkrete Bewertungsvorgänge (219), bei der Erarbeitung von "Bewertungsdokumentationen" als eine Art "Motivenberichte" (Begründungen) eines systematischen, transparenten Vorgehens retrospektiver Art sowie bei obenerwähnten prospektiven Verfahren im DM-Bereich.

Die Kriterien der Checkliste beziehen sich auf die relevanten Basisinformationen eines Archivbestands, den organisatorischen und gesellschaftlichen Kontext des Handelns der Behörde, die Aussagekraft der Unterlagen, die Folgekosten des Bewertungsentscheids und die eventuellen Auswahlverfahren bei massenhaften, gleichförmigen Einzelfallakten. Sie müssen im Einzelnen oder aber (meist) in Kombination angewendet werden.