Die Autorin unterscheidet zwischen digitalen Archiven (Primärdaten oder Unterlagen aus digitalen Systemen), Archivierung maschinenlesbarer Daten aus Fachverfahren (strukturierte Daten) und IT-Unterstützung papierener Schriftgutverwaltung (Registratur(verwaltungs)programme). Sie zeigt anhand der Praxis in den Staatsministerien und Landesoberbehörden des Freistaats Sachsen die seit 1990 stattgefundenen Entwicklungen im letzten Bereich auf. Natürlich wachsen wegen des Vorhandenseins hybrider Ablagen heutzutage digitale Archivierung und IT-Unterstützung papierener Bestände immer mehr zusammen.
Der Einheitsaktenplan für alle Staatsressorts funktioniert in Sachsen nicht ganz, eine Verwaltung ist dafür auch zu verschieden. Fachaktenpläne, "wilde" Ableitungen und Bearbeiterablagen kommen häufig vor. Aktenpläne bleiben meiner Ansicht nach die Grundlage einer effizienten Schriftgutverwaltung, ob diese nun traditionell oder elektronisch ausgerichtet ist. Sie müssen aber primär prozessorientiert, nicht sachsystematisch oder organisatorisch, aufgebaut und massgeschneidert der aktenproduzierenden Organisation angepasst sein. Einheitsaktenpläne genügen oft nicht, obwohl für bestimmte Bereiche wie Controlling und Finanzen, Personalwesen und Infrastruktur sehr wohl gemeinsame Muster denkbar sind.
Die Registratur(verwaltungs)programme basieren auf Dokumentennummer, was die Gefahr einer "Atomisierung des Schriftguts" beinhaltet (Einzeldokumentverzeichnung bzw. vorgangsweise Verzeichnung). Natürlich sind Einzelschriftstücke für eine Verwaltung wichtig, dennoch haben Dokument-Zusammenhänge in Vorgängen und Akten als bearbeitungsgerechter Niederschlag der Arbeits- und Entscheidungsprozesse das volle Gewicht. Die sachsische Praxis führt im besten Fall offenbar zu einer Dokumentation "enormer Zahl kleinteiliger Vorgänge" (25). Dies erschwert die Übersicht der Bestände und damit die Möglichkeit einer zügigen Bewertung. Archivare müssen auch bei der Möglichkeit eines Imports der Erfassungsdaten (Metadaten) solcher Systeme in die eigene Archivdatenbank immer noch mit vieler Nacharbeit rechnen, um fehlendes Wissen über Struktur, Aufgaben und Kompetenzen der Archivbildner nachträglich hinzufügen zu können.
Ich verstehe, dass die Autorin mit dieser Entwicklung nicht zufrieden ist. Der Unterschied zwischen Vorgang und Akte halte ich aber für übertrieben. Vorgänge sind Arbeitsschritte oder beziehen sich auf konkrete Aspekte eines Vorgehens. Sie können problemlos in Akten oder Dossiers weiter "organisiert" werden. Über archivische Metadaten und prospektive Bewertung scheinen mir die Bedenkungen der Autorin ohne Zusatzaufwand für Registratur und Sachbearbeitung zu beseitigen. Sie redet wohl über die Anbietung ans Endarchiv von Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (in Aussonderungsverzeichnissen), aber über prospektive Bewertung wird gar nicht gesprochen. Doch liegt letztendlich hier in Kombination mit einem prozessorientierten Aktenplan der Schlüssel für Erfolg.