Der Autor kombiniert zwei Themen, die nur zum Teil etwas mit einander zu tun haben. Das erste Thema „Die Bedeutung von Archiven“ bleibt gezwungenermassen sehr allgemein. Es kann als grobe Einführung für das Fachgebiet dienen, obwohl selbstverständlich viele Aspekte nicht angesprochen werden konnten.
Es stellt sich heraus, dass das zweite Thema „Eine praktische Anleitung zum Aufbau eines Privatarchivs“ sich mit einer Art Dokumentations- und Bibliothekssammlung für Privatzwecke befasst. Zwar bin ich nicht mit allen Aussagen einverstanden und wünschte ich, dass die Begrifflichkeit in einem Fachblatt wie Arbido klarer und eindeutiger angewendet worden wäre. Doch sind die Ratschläge und Hinweise für kleinere Informationssammlungen nützlich.
Die Empfehlung, mit einer einfachen Standard-Datenbank-Applikation zu arbeiten, um die Sammlung zu erschliessen und verwalten, ist praktisch. Mit FileMaker kann übrigens nicht nur eine Hinweis- oder Referenzdatenbank (Sekundärdaten, Metadaten) erstellt werden, über das URL-Schema kann auch direkt auf die in einer Ordnerstruktur abgelegten Dokument-Dateien (Primärdaten) zugegriffen werden. Format „Z“ als ideales papierenes Ablageformat zwischen A4 und A5 kann ich dagegen nicht unterschreiben. Gerade für die Langzeitaufbewahrung sollte vermieden werden, dass A4-Seiten unnötig gefaltet werden müssen.
Für „eigentliche“ Archiv- und Schriftgutbestände hat der 2. Teil des Artikels weniger Nutzen. Die Bemerkung, dass „eine gut organisierte Ablage (...) immer nur ein Hilfsmittel“ ist und sie „nicht den Blick des erfahrenen Archivars“ ersetzen kann (14), finde ich zum Beispiel nicht stichhaltig. Erschliessung und Ablage eines Archivbestands (wie übrigens auch ein Dokumentations- und Bibliotheksbestands) sollten letztendlich das Wissen eines Informationsvermittlers und -verwalters für Dritte objektivieren.
Ich finde es auch problematisch, von „Sammlung von Unterlagen“ zu sprechen (14), wenn Archivbestände (auch von Privatpersonen) gemeint werden. Archivbestände entstehen „von selbst“ als Niederschlag des Handelns und nicht-Handelns einer Person, einer Verwaltung oder eines Unternehmens („organisches Wachsen“, nicht „aktives Sammeln“). Hier liegt der wichtigste Unterschied mit Bibliotheks- und Dokumentationsbeständen, die tatsächlich bewusst, gezielt gesammelt werden. Andererseits hat der Autor recht, dass Archivorganisationen und Archivbildner oft auch andere Bestände als Archiv- und Schriftgutbestände verwalten: Bücher, Fotos, Grafiken, Dokumentation usw. Aber damit ändert sich der prinzipielle Unterschied zwischen den Beständen nicht.
Bei der Erschliessung eines Archiv- und Schriftgutbestands darf im Normalfall nicht ein Thema oder ein spezifisches Informationsziel im Mittelpunkt stehen. Natürlich kann solches auf zweiter oder dritter Ebene der Fall sein, aber auf erster Ebene muss Archiv- und Schriftgut prozessorientiert (vom Gesichtspunkt des Archivbildners aus) geordnet, erschlossen und verwaltet werden. Das „Wie“ der Geschäftsunterlagen (Kontext-, Prozess-, Strukturwissen) ist öfters ausschlaggebender als das „Was“ (Inhalts-, Ergebniswissen). So wird der Primärwert der Dokumente, Akten und Serien am besten gedient, wird die spätere Nutzung des Sekundärwerts am wenigsten eingeschränkt und ist der Arbeitsvorgang am rationellsten zu gestalten (siehe Provenienzprinzip, “respect des fonds”, archivischer Ehrenkodex).
Selbstverständlich ist sich der Autor diesen Umstand fachlicher Art mehr als bewusst. Ich möchte mit dieser Reaktion denn auch nur zu einer differenzierteren Sicht für die Leser und Leserinnen von Arbido beitragen. Sie können durchaus viele der dargestellten Ratschläge für den Aufbau einer kleineren, meines Erachtens nicht nur privaten Dokumentations- und Bibliothekssammlung anwenden. Sie können das aber mit Vorteil besser nicht für die Ordnung, Erschliessung und Verwaltung eines „eigentlichen“ Archiv- oder Schriftgutbestands tun.
Mit der Publikation des 2. Teil des Artikels bin ich sehr einverstanden, obwohl der Titel irreführend ist. Jürg Hagmann ist einer der wenigen Kollegen in der Schweizer IuD-Landschaft, der regelmässig Fachartikel im Spannungsfeld zwischen Archiv und Dokumentation publiziert. Dies geschieht eigentlich viel zu wenig, zu ungunsten der weiteren Professionalisierung der verschiedenen, aber verwandten Fachdisziplinen im IuD-Bereich.
Dieser Text ist auch publiziert in Arbido, 15 (2000), Nr. 4 (April), S. 34, mit Replik von Jürg Hagmann (S. 34 - 35). Für den vollständigen Text von Jürg Hagmann, siehe jhagmann@dplanet.ch