Im Artikel wird das Spannungsfeld zwischen (materieller) Federführung (zu verstehen als eigentliche Ausführung; Ausüben massgeblichen Einflusses bei der Aufgabenerledigung), (formaler) Aufsicht (über die Aufgaben) und (tatsächlicher) Aussagekraft (der Akten) in der archivischen Bewertung anhand konkreter Beispiele aufgezeigt.
Der allgemeine Ausgangspunkt lautet, dass die Ebene, worauf die eigentliche Aufgabenerfüllung oder Tätigkeit stattfindet, am ersten für die (gezielte, exemplarische) Aussonderung und Archivwürdigkeit der anfallenden Akten in Betracht kommt. Es kann dabei um die Auswahl oder vollständige Aufbewahrung von Sachakten und/oder Themenakten gehen, aber auch um das Sampling innerhalb einer Parallelaktenserie.
Bei historisch weniger interessanten Sachgebieten oder Fachaufgaben könnte durchaus auch einen anderen Weg eingeschlagen werden. Es würde hier genügen, sich auf die Akten der Aufsichtsbehörde zu beschränken (z.B. die serielle Ablage eingeschickter Anträge und erlassener Verfügungen), oder statistische Übersichten, Evaluationen und Berichte der ausführenden Instanz selber verdichten das Sachgebiet auf ausreichende Weise. Sogar die vollständige Vernichtung der Sach-, Themen- oder Einzelfallakten wäre unter Umständen sinnvoll.
Der Artikel behandelt drei Fallbeispiele, namentlich die Bewertung der Archive von Landes- oder Bezirksregierungen in Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen. Da alle einschlägigen Verwaltungsebenen und alle relevanten Fach- und Aufgabenabteilungen in die Bewertungsmethodik miteinbezogen wurden, kann mit Recht von einer vertikalen und horizontalen Arbeitsweise gesprochen werden.
Es handelt sich in allen Fällen um retrospektive Bewertungsaktionen, also um die Selektion und Aufarbeitung bereits bestehender Archivbeständen. Die Verknüpfung von Aufgabenanalyse (Bestimmen und Bewerten der Aufgaben, Zuständigkeiten und Funktionen einer Behörde) und Aktenanalyse (Kontrolle, ob die Aufgaben-Bewertung aktenmässig Bestätigung findet) liegt dann auf der Hand. Bei prospektiver Bewertung, also beim Strukturieren neu anfallenden Schrift- und Aktenguts, ist diese Vorsichtsmassnahme nicht (konsequent) einzuhalten. Darum liegt gerade auch hier das grösste Rationalisierungspotential der vertikalen und horizontalen Bewertungsmethode (auf der Basis eines Akten- und Bewertungsplans).
Es sollte das Ziel sein, die verschiedenen Aufgabenbereiche und Sachgebiete einer Behörde genügend zu dokumentieren. Der Evidenzwert und Informationswert ihres schriftlichen Niederschlags geben methodisch die Richtung an, die Bewertung und Aufarbeitung muss aber auch effizient und pragmatisch angegangen werden. 80 bis 90% der Akten können normalerweise während des Lebenszyklus eines Archivs (von der dynamischen bis zur statischen Phase) entsorgt werden, ohne dass die Betriebsführung oder die Archivierung darunter zu leiden haben.