Im Artikel werden die Planung und (einige Bedingungen für die) Umsetzung der betrieblichen Dokumentation der EXPO 2000 (Weltausstellung) behandelt. Es handelt sich dabei um (quasi) öffentliches Schrift- und Dokumentationsgut, das nach der Veranstaltung an ein Endarchiv abzuliefern ist. Die Projektdurchführung bestand aus vier Phasen: Dokumentationsanalyse, Festlegung des Handlungsbedarfs, Planung einer Systematik (und eines Systems) und Erarbeitung von Routinen/Umsetzung. Vier Bestandskategorien fallen an: Schriftgut, Spezialdokumentation, öffentlichkeitsbezogene Dokumentation und Objekt-Dokumentation.
Die vertretene Sichtweise leuchtet ein. Dokumentationsprozesse müssen vorab bestimmt, strukturiert und formalisiert werden. Eine klare Vorgehensweise in Raum (abteilungsübergreifend) und Zeit (historische Überlieferung in Schrift und Bild) ist unerlässlich. Die Dokumentationsprozesse müssen auf die Arbeitsprozesse und die internen und externen Informations- und Archivierungsbedürfnissen abgestimmt sein. Arbeitsalltag und künftige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind hiermit beide gedient. Wenn richtig organisiert, so ist meine feste Überzeugung, muss Langzeitaufbewahrung nicht ein ständig aufgeschobenes, ungelöstes Problem sein, sondern kann von Anfang an reibungslos als "Nebenprodukt" im aktuellen Informationsmanagement integriert werden.
Dennoch gibt es auch kritische Bemerkungen. Der Dokumentenkatalog "Dezentrale Schriftgutverwaltung" spricht von (nur) zwei Dokumentengruppen: "verbindlicher Schriftverkehr mit Externen" und "entscheidungsrelevante interne Dokumente". Jede Gruppe umfasst eine unterschiedliche (nicht-homogene) Menge an Dokument-Typen, die formal oder inhaltlich bedingt sind. Wie wäre es aber, wenn sich ein interner Beschluss z.B. mit einer externen Reklamation befasst? Zwar wird eine Handlungsanleitung für das Anlegen von Sachakten und das Schreiben und Pflegen von Aktenplänen erwähnt. Auch ist der Artikel lediglich eine Kurzform. Der Katalog bereitet darum in Realität vielleicht nur eine elektronische Zusatz-Erschliessung der anfallenden Einzeldokumente (anhand von Dokument-Typen) vor und lässt die logische Verknüpfung der Einzeldokumente mittels Aktenbildung (Dokument-Zusammenhänge in Dossiers) weiter unberührt. Die Praxis wird andernfalls noch für unangenehme Überraschungen sorgen!
Bei der Planung wurde ausdrücklich an die Langzeitaspekte des Projekts gedacht. Hauptstaatsarchiv Niedersachsen (Schriftgut und Fotos), Bundesarchiv (Filme und Multimedia), Deutsche Bibliothek (Pflichtexemplare der Veröffentlichungen bzw. Publikationen) und Sammlungsverwalter (sammlungswürdige Objekte) werden alle miteinbezogen. Das öffentliche Archivwesen wird die Bestände "unentgeltlich" archivieren, nachdem sie in einem Akten-Zwischenlager der EXPO aufarbeitet worden sind. Dies ist im NPM-Zeitalter durchaus vertretbar, zumindest wenn die Bestände voll bearbeitet, bewertet und erschlossen abgeliefert werden. Die Autoren schreiben in diesem Kontext: "Hilfreich ist es (...), sich früh die Kriterien der Archivwürdigkeit und der Anforderungen an das Findbuch erläutern zu lassen". Dies lässt übrigens vermuten, dass prospektive Bewertung des Materials nicht vorgesehen ist. Trotzdem liegt hier der Schlüssel für eine zügige Arbeitsweise später.
Wichtige Bedingungen für die Umsetzung dieses EXPO-Projekts (und von jedem anderen Projekt) sind ohne Zweifel Schulung, Information der Mitarbeiter, pragmatische und klare Regelwerke, Wecken von Eigenmotivation bei den Sachbearbeitern und dem assistierenden Personal, Unterstützung und Aufsicht eines Dokumentationsbeauftragten, Durchsetzung von der Seite der Geschäftsführung usw.
Der Fall erklärt, dass die Dokumentation einer EXPO-Organisation viel mehr beinhaltet als der Vertrieb und die Vermarktung von Bildern und die Erfüllung von Dienstleistungen nach innen und aussen. Eine Bild- und Nachrichten-Agentur wird in diesem Rahmen sicherlich nicht die alleinige Lösung bringen können. Es ist zu hoffen, dass die Organisation der EXPO in der Schweiz dies auch zur rechten Zeit berücksichtigen wird.