Bewertung und Kassation

Niklaus Bütikofer: Bewertung als Voraussetzung für die elektronische Archivierung

Arbido, 16 (2001), Nr. 4 (April), S. 10 - 12

Rezensent Peter Toebak

Niklaus Bütikofer stellt zuerst einige grundsätzliche Überlegungen aus der Sicht eines Archivars vor, der sich des (zu erwartenden) Sekundärwerts der Informationen eines Dokumentenmanagementsystems oder einer Datenbank bewusst ist, also wann der Primärwert und das aktenproduzierende Geschäft bereits vorbei sind. Er spricht dabei das breite Feld der Workflow-Metadaten an, die den Bearbeitungsweg der Operationen und Dokumente zuerst steuern und nachträglich dokumentieren. Weitere Fragen sind: Müssen Datenbanken vollständig aufbewahrt bleiben, als dynamische Systeme mit allen Funktionalitäten? Oder reichen Momentaufnahmen unter Umständen aus? Ein Papierausdruck kann aus Kostengründen manchmal noch die einzige, unvermeidliche Lösung für die interessierten Historiker sein.

Prospektive Bewertung hat im elektronischen Umfeld spezifische Konsequenzen, so meint der Autor mit Recht:

• Sie findet vor dem Entstehen der Akten statt, kann also auf Makroebene nur auf Kompetenzen, Aufgaben und Geschäftsprozessen basieren
• Sie muss dafür auf Mikroebene die DM-Systeme mitgestalten, damit die ausgewählten Geschäftsvorgänge die „gewünschten“ archivwürdigen Akten auch qualitätsgerecht produzieren können
• DM-Systeme „leben“, müssen darum periodisch überprüft werden, ob sie wie gedacht funktionieren oder angepasst werden müssen
• Bewertung heisst auch das Miteinbeziehen der technischen Qualitäten und Aspekte der Unterlagen
• Systemdesigner und Geschäftsprozessentwickler müssten ebenfalls den ganzen Lebenszyklus der Applikationen und Daten berücksichtigen und sich dabei über die archivische Bewertung Gedanken machen
• Bewertung ist aufwendig, auf der Mikroebene sollten Modelle für ganze Typen von Geschäftsprozessen bzw. Unterlagen erarbeitet werden

Diese Feststellungen sind sehr interessant. Zur Ergänzung möchte ich betonen: Die Bewertung auf Makroebene bezieht sich indirekt (implizit) natürlich auch auf die zu erwartenden Dokumente (schriftlicher Niederschlag). Die Übereinstimmung zwischen Systemdesignern / Geschäftsprozessentwicklern und Archivaren, die Basissystematiken für die Ablage und Bewertung prozessgebundener Informationen entwickeln, ist wichtig und durchaus möglich. Der Bewertungsaufwand kann auch auf Makroebene rationalisiert werden, durch z.B. für die Querschnittsaufgaben ganzer Verwaltungen Muster zu entwickeln.