Der Artikel basiert auf der Auswertung eines Fragebogens in 1997. Er zeigt auf, wie schlecht es noch immer mit der Aktenführung (Schriftgutverwaltung) und Bewertungs- und Kassationspraxis bei den deutschen Gemeinden (Rheinland, zum Teil Baden-Württemberg) steht. Es überrascht eigentlich stets wieder, wenn über den tiefen Ausbildungsstand (Fachkenntnisse) der deutschen Schriftgutverwalter gesprochen wird. Unwillkürlich denkt man doch, dass in Deutschland rationelle Büroverwaltung selbstverständlich sein sollte. Sogar Aktenpläne fehlen in mancher Verwaltung. Noch müssen "Mindeststandards" erarbeitet und "flächendeckend" eingeführt werden.
Zwar sucht der Autor die Lösung der Problematik vor allem bei der Archivseite: Fortbildung, Verbundlösung mit Fachpersonal, stärkere organisatorische Kompetenz der Archivare für den Gesamtbereich der Schriftgutverwaltung, offene Diskussion, weniger Theoriebildung und mehr Praxisbezug. Natürlich sind dies alle wichtige Ansätze, sie beinhalten aber eine eher retrospektive Sichtweise. Und retrospektive Arbeit kostet immer extra Zeit und Aufwand. Archivische Nachführung sollte künftig soweit wie möglich vermieden werden.
Mehr Gewicht sollte, meines Erachtens, bei der Problemanalyse der vorarchivischen Phase gewidmet werden. Auch heutzutage, wo überall die Digitalisierung ansteht, sind Akten- und Bewertungspläne als fachliche, logische, systematische Grundlage für ein personenunabhängiges und organisationsweites Vorgehen unentbehrlich. Über sie wird nicht nur eine effiziente prospektive Arbeitsweise während aller Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments ermöglicht (Erfassung, Ordnung, Bewertung, Sicherung, Kassation, Ablieferung und Vermittlung), ohne solche Instrumente ist auch das Chaos der elektronisch verfügbaren Bestände vorherzusagen.
Prospektive Archivierung in optima forma ist natürlich insbesondere zu erreichen, wenn gut ausgebildete und motivierte Registratoren die (elektronische) Schriftgutverwaltung leiten, ausgestattet mit professionellen, auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmten Instrumenten (Systematiken und Systemen). In diesem Rahmen passt perfekt die vom Autor angeregte kommunale Aufgabenanalyse (die "alle kommunalen Aufgabenbereiche einschliesslich ihrer gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Grundlagen enthalten, ferner die Aufgabeninhalte in ihren horizontalen und vertikalen Bezügen beschreiben und nach Wertstufen und Verwahrfristen klassifizieren" sollte). Für das heute anfallende Schrift- und Archivgut sind tatsächlich einfacher Modelle zu entwickeln als für die bereits gebildeten Bestände.