Standardisierung

Nils Brübach: Internationale Normung für die Schriftgutverwaltung. Die ISO 15489 "Archives and Records Management"

Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen, 53 (2000), Heft 1 (Februar), S. 58 - 60

und

Michael Wettengel und Nils Brübach: ISO 15489. Wichtiges Zwischenergebnis erzielt. Komitee-Entwurf ISO/CD 15489 "Records Management" erschienen

Nachrichten für Dokumentation (NfD). Zeitschrift für Informationswissenschaft und -praxis, 51 (2000), Nr. 2 (März), S. 104 - 106

Rezensent Peter Toebak

Zurzeit wird eine ISO-Norm für Schriftgutverwaltung (ISO 15489 für "records management") vorbereitet. Sie wird voraussichtlich im Laufe von 2001 in (vorläufiger) Endversion veröffentlicht. Die Norm basiert in hohem Mass auf dem Australien Standard für "Records Management" von 1996 (AS 4390.1-6) und wird zweifellos für das Dokumentenmanagement bei Unternehmen und Veraltungen einen wichtigen Rahmen darstellen.

Die beiden Autoren schreiben als Spezialisten im deutschen Archivwesen für EDV und Archivierung. Der Text der beiden Artikel ist fast gleich. Sie behandeln den Ablauf des Normungsvorhaben seit 1996 und erwähnen einige Aspekte inhaltlicher Art der neuen Norm. Aus meiner Sicht gibt es zur Thematik noch Folgendes beizufügen.

Der Entwurf deckt (fast) alle Aspekte eines modernen DM ab. So werden die Notwendigkeit einer umfassenden Rahmenorganisation und eines prozessorientierten Aktenplans sehr explizit behandelt. Auch das Warum einer nachvollziehbaren Aktenbildung und die wichtige Rolle der Registratoren (die "records manager") für proaktives Archivieren in optima forma zeigen sich gut. Den Einsatz regelmässiger Audits, um den Fortgang der Umsetzung in die geschäftlichen Alltagspraxis zu messen und zu beurteilen, finde ich ebenfalls sehr interessant. Es zeigt sich immer wieder, dass Prozessmanagement, Controlling und Monitoring bei eingehenden Änderungen dieser Art unerlässlich sind.

Es gibt meiner Ansicht nach doch auch noch einige Mängel. Wenn ich mich etwas Kritik leisten darf, dann würde ich die folgenden Punkte nennen:

1. Es sollte klarer werden, dass mit "records systems" alle möglichen Archiv- und Schriftgutsysteme gemeint sind: papierener, elektronischer und hybrider Art. Nun bleibt das, vor allem für nicht-Spezialisten, zu implizit und es wird zu sehr der Eindruck geweckt, dass es (bald) nur noch elektronische Archive geben wird.
2. Die Notwendigkeit prospektiver Bewertung bleibt jetzt noch zu indirekt (siehe zum Beispiel Punkt 7.2.5 des Entwurfs: "at any time in the existence of records"). Für die Praxis gibt es aber nur noch die Kombination von Akten- und Bewertungsplan. Siehe auch Punkt 8.5.2: "The schemes can be used to support a variety of records management processes".
3. Bezüglich der Metadaten sollte der Entwurf auch etwas konkreter werden. Welche sind zum Beispiel exemplarisch, wo es sich um die Festhaltung von "context, structure and content" von Dokumenten und Akten handelt?
4. Die "functional requirements" eines DMS bleiben ebenfalls noch im Dunkeln. Warum nicht die wichtigsten Anforderungen aus der Sicht des DM nennen?
5. Die Beziehung zwischen Schrift- und Archivgut als unstrukturierte Informationen betriebsinterner Art einerseits und strukturierten Daten betriebsinterner Art (wie Datenbanken oder Finanztabellen) andererseits sollte genannt werden, weil der Übergang oft fliessend ist und aus den Datensystemen (wie SAP usw.) oft auch Dokumente kommen, die für die Registratur wichtig sind (Berichte, Finanzübersichten, Verträge usw.).

Der Entwurf ist dennoch ein sehr gutes Dokument, worüber Archivare, Registratoren und Manager sich mit Recht freuen dürfen. Neben dem Normungsteil wird es zudem einen "Technical Report" geben, der noch 2000 erscheinen wird. Dies ist ein Fachbericht, der "zur Ergänzung von Normen dient, um diese kurz, verständlich und anwendbar zu gestalten". Auf diese Weise können auch verschiedene Lösungsansätze und Prozeduren aufgezeigt werden, die "den unterschiedlichen nationalen Traditionen und Ansätzen von Schriftgutverwaltung" Rechnung tragen und welche die Qualitätsvorhaben der Norm überall unterstützen können (Artikel 2, 105).

Siehe auch Michael Wettengel, Nils Brübach und Gottfried Herzog, "DIN-Arbeitsgremium Archiv- und Schriftgutverwaltung an der Erarbeitung der ISO 15489 beteiligt - Abstimmung über Norm-Entwurf läuft", in: Nachrichten für Dokumentation (NfD). Information-Wissenschaft und Praxis, 51 (2000), Nr. 8 (Dezember), S. 492 - 493; Bärbel Förster, "Die ISO 15489 archives- and recordsmanagement", in: Arbido, 16 (2001), Nr. 5, S. 29; Gottfried Herzog, "Internationale Norm und internationaler Fachbericht zur Schriftgutverwaltung erschienen", in: Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deutscher Bibliotheksverbände (BDB), 35 (2001), Heft 12 (Dezember), S. 1671 - 1673, und Nachrichten für Dokumentation (NfD). Information-Wissenschaft und Praxis, 53 (2002), Nr. 2 (März), S. 112.