Der Artikel geht auf neue deutsche Regelgebung bezüglich elektronischer Signatur und Zugriff der Finanzbehörden auf (maschinelesbare) Datenbestände in den Privatunternehmen ein (v.a. Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). GDPdU heisst "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Für die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung braucht es ausführliche Verfahrensdokumentation und akkurate Protokollierung. An sich ist dies natürlich nichts Neues. Die qualifizierte E-Unterschrift wird aber zwingend vorgeschrieben, sobald ein Unternehmen EDV-gestützt die Finanzadministration führt. Es reicht nicht länger aus, die relevanten Belege einfach auszudrücken und handschriftlich unterschrieben abzulegen.
Auch COM-Verfahren, PDF- und TIFF-Formate genügen nicht länger. Mikrofilmaufnahmen, PDF- und TIFF-Dokumente sind zwar nicht veränderbar, aber im Rahmen der Steuerkontrolle auch nicht maschinell-lesbar, -auswertbar und -nachvollziehbar. Nicht nur die Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, sondern ab 01.01.2002 auch die unveränderten zugrundeliegenden Eingangs- und intern erzeugten Finanzdaten. Selbstverständlich sind die Text-Dokumente, die ausserhalb der Buchführungssoftware erzeugt sind, sowie die in Papierform angefallenen Eingangsrechnungen usw. von dieser Regel ausgenommen. Sie sind nicht das Ergebnis eines zu kontrollierenden Systems und können weiterhin mikroverfilmt werden.
Obwohl die Autoren über elektronische Archivierung, sogar über Langzeitarchivierung sprechen, ist die Rede von Revisionssicherheit, also von einer Frist, die nach dem Obligationenrecht in der Regel 10 Jahre dauert. Doch ist der Artikel auch für Archivare und Schriftgutverwalter interessant. Sie können daran analogisch entnehmen, dass die PDF-, TIFF- und Mikrofilmformate als allgemeine Archivformate tauglich bleiben. Im Archiv- und Schriftgutbereich gilt es zwar juristische und historische Sachverhalte zu dokumentieren, keine Steuerkontrolle auszuüben. Aber es geht auch um eigenständig entstandene, "eingefrorene" Unterlagen oder aber um Unterlagen, die mittels eines Primär- und/oder Metadaten-Systems erzeugt sind und damit erschlossen, überwacht und in ihrer Geschäftskontext beschrieben werden können.