Der Autor beschreibt das Dokumentenmanagement-Projekt in der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit, welches Amt mit 350 Mitarbeitenden in der Berner Zentrale und 100 Mitarbeitenden in den 38 Koordinationsbüros in den Partnerländern für die Schweizerische Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe zuständig ist. Es handelt sich um das erste voll elektronische DMS neuen Stils in der Bundesverwaltung, wofür das Bundesarchiv bereits vor einigen Jahren im Sinne einer aktiven prospektiven Archivierung vorbildlich die Rahmennormen entwickelt hat.
Das DEZA-Projekt vereint klassische DM-Instrumente und -Konzepte, wie Ordnungssystem, Organisationsvorschriften und Dossierbildung, mit Elementen des Wissensmanagement (Thesaurus, Sachsystematik, vor allem aber auch beschreibende Metadaten wie Partnerorganisationen, Regionen / Länder und zuständige Organisationseinheiten). Der Artikel macht klar, dass DM-Projekte einen langen Atem benötigen und organisationsweite Auswirkungen haben. Das Prozessmanagement hat bei der DEZA einen wichtigen Stellenwert. "Die Einführung neuer Informationssysteme stösst nicht überall auf Freude und Begeisterung. Ängste wurden hinsichtlich einer generellen Mehrbelastung mit administrativen Arbeiten, einer zeitlichen Ausweitung der Bildschirmarbeit und einem Eingriff in die persönliche Arbeitsweise artikuliert usw." (18).
Besonders interessante Aspekte des DEZA-Projekts aus der fachlich-organisatorischen Sicht des DM sind m.E.:
Der Schreibtisch beinhaltet eine Art Fortsetzung der "herkömmlichen" MS-Explorer-Arbeitsweise, im Wesentlichen werden aber nur Zeiger (Pointer) auf Dokumente und Dossiers verwendet. Dies vereinfacht nach einer Gewöhnungsphase den Arbeitsalltag erheblich: Vergabe von Metadaten durch Drag & Drop (Vererbung), schnelles Auffinden und Bearbeiten laufender Geschäftsdossiers. Sobald die Zeiger beim Dossierabschluss entfernt werden, bleibt nur noch die "institutionelle" Ebene übrig, wo über gängige Such- und Eingabemasken und Reports (abgeschlossene) Dossiers gebildet, gefunden und über ihren Lebenszyklus hinweg verwaltet werden können.
Barraud zieht eine richtige Schlussfolgerung: Die Vernetzung der Partnerämter ("über die Organisationsgrenzen hinweg elektronische Prozesse abzuwickeln und dabei elektronische Unterlagen auszutauschen", 18) ist erst dann wirklich ergiebig, wenn die Standard-Informatiklösung für die Geschäftsverwaltung (Gever) mitsamt E-Unterschrift überall in der BV eingeführt ist. Eine Ergänzung meinerseits: Zugunsten einer qualitativen und effizienzsteigernden Wirkung sollte zudem ein gemeinsames Ordnungssystem (Muster) für die Querschnittsaufgaben in der gesamten BV, wie dies bei der DEZA auf Amtsebene der Fall ist, realisiert werden. Nicht die Einzelämter, sondern das Bundesarchiv und auch das ISB (Informatikstrategieorgan Bund) müssen und können hier ihre steuernde Rolle weiter wahrnehmen.