Die Archivare haben im 1997 den Fehler gemacht, bei der Festsetzung des Internationalen Kodexes ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare nicht auch explizit über Konservierung und Restaurierung zu reden. Sie befassen sich offenbar immer noch einseitig vor allem mit der formal- und materiell-inhaltlichen Seite ihres Fachgebiets. Konservierung und Restaurierung beinhalten trotzdem entscheidende Aspekte des Archivwesens, weil sie die physische Seite der Materie betreffen. Insbesondere für die papierenen und pergamenten Bestände sind die Informationsträger nicht zu vernachlässigen.
Die Archive, oder spezifischer die Restauratoren im Archivwesen, entwickeln allmählich umfassende Grundlagenarbeiten für die Politik und Verwaltung im Rahmen der Konservierung und Restaurierung ihrer Bestände. Dies vereinfacht und strukturiert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern ermöglicht auch längerfristige Zielsetzungen, wie die systematische Aufarbeitung der Rückstände und die gestaffelte Finanzierung der Aktivitäten.
Der Autor erklärt im Artikel, wie das Schweizerische Bundesarchiv diesbezüglich vorgeht. Zwei Datenbank-Tabellen werden erstellt, die eine auf Bestandsebene, die andere auf Dokumentebene (Ebene der Bestandsteile). Beide sind in vier Rubriken unterteilt, namentlich für die Identifizierung der Bestandteile (Herkunft, Akzession, Bestandsnummer, Standort, Zeitraum, Menge usw.), die Beschreibung des Materials (Papiersorte, äusserliche Form, Beschriftung und Verpackung), die Schäden und Schadensursachen und die Behandlungsvorschläge und -fristen.
Bei der Ausfüllung der Tabellen-Masken geht es teilweise um sehr konkrete Angaben (auch mit Hilfe einer Kontrollliste), teilweise aber um Fingerspitzengefühl aufgrund von Fachkenntnis und -erfahrung. Die Tabellen bilden die Basis für die späteren gezielten Massnahmen. Bei der Beantwortung der Frage, „quand et comment restaurer quels documents“, gelten übrigens noch andere Kriterien als materieller Zustand: historischer Wert, Häufigkeit der Benützung im Lesesaal. Die konservatorischen und restauratorischen Massnahmen schliessen Massenentsäuerung, Substitutverfilmung und Einzelbehandlung ein.
Das Schweizerische Bundesarchiv verfügt über riesige Bestände (etwa 40.000 lfm.), die physisch oft heterogen zusammengesetzt sind. Die Erfassung beschränkt sich z.T. notwendigerweise auf Stichproben, etwa 20% ist momentan detailliert erfasst. Alle Akzessionen werden beim Eingang systematisch erfasst. Das Problem kann nur ganzheitlich angegangen werden. Bewertung und Kassation einerseits, Aufbewahrung und Bestandserhaltung andererseits stehen in kontinuierlicher Wechselwirkung.