Toebak Dokumenten- und Records Management GmbH

September 2010 erschien das Buch über Design, Einrichtung und Realisierung von Records Management in der deutschen Sprache:

Peter Toebak, Records Management. Gestaltung und Umsetzung (Baden, 2010), 289 Seiten, ISBN 978-3-03919-141-3.

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Zum Inhalt:

Die Umsetzung von Dokumenten- und Records-Management-Programmen ist anspruchsvoll. Sie ist unausweichlich, damit überhaupt Verwaltungen, Unternehmungen und andere Organisationen in der Informationsgesellschaft bestehen können.

Im Buch wird eine "harte", deduktive Methode dargestellt, wobei Systematik und Systemik völlig aufeinander bezogen sind. Die Methode ersetzt die "weiche", induktive Methode, die zu langsam und zu arbeitsintensiv ist.

Interdisziplinarität wird im Buch gross geschrieben. Dies setzt u.a. voraus, dass Vertreter unterschiedlicher Disziplinen neue Begriffe, Konzepte und Methoden voneinander übernehmen können und wollen.

Records Management als Herausforderung:

Das Gewicht der Daten und Informationen ist primordial. 2003 schrieb Gregory Hunter: „Hardware and software may come and go, but data will always remain“. Grundsätzlich flache Datenmodelle lösen das Problem nicht. Standards wie DOMEA, ELAK, GEVER und spätestens MoReq2 weisen daraufhin. Nur das tektonische, statische Datenmodell der Dossierbildung und des Records Management reicht für die Phase nach dem Prozess- und Dossierabschluss/-abbruch aus. Auf diese Weise reduziert sich die Komplexität im Bereich der betrieblichen Daten und Dokumente beträchtlich. Flexibilität und Volatilität in der Phase der Dynamik sind in Ordnung, solange zwischen Dynamik (kleiner Lebenszyklus, laufende Prozesse) und Statik (grosser Lebenszyklus, beendete Prozesse) eine regelbasierte Datenübernahme und -fixierung besteht. Die Ablage der strukturierten und unstrukturierten Daten sollte spätestens mittel- und längerfristig das Primat über die erledigten Prozesse und die abgelöste Software erhalten. Dies kommt nicht nur der Vereinfachung zu Gute, es gewährleistet auch die intellektuelle und physische Datensicherung und die Compliance-Erfüllung.

Rezensionen:

• Irmgard Mummenthey, Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, Heft 2011/3, S. 331.
• Dr. Christoph Popp, Archiv und Wirtschaft. Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft, Heft 2011/2, S. 97-98.
• Dr. Michael Blatter, erscheint in: Traverse. Zeitschrift für Geschichte – Revue d’histoire, Heft 2011/2, Verwaltungsgeschichte – Histoire de l'administration.
• Prof. Dr. René Schneider, Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie, Heft 2011/2, S. 108.
• Jürg Hagmann, "Leider keine gute Kunde", http://jhagmann.twoday.net/stories/11476459/, mit anschliessend Kommentar und Diskussion, siehe auch hier.
• Replik "Eine Polemik ist eine wissenschaftliche Auseinandersetzung, noch kein polemos (Krieg)" von Peter Toebak auf Rezension von Jürg Hagmann, siehe auch etwas verkürzt bei jhagmann.twoday.net.